Category Archives: Office 365

Talsyntes i Word Online

Om man vill kunna använda talsyntes när man skriver för att lyssna på texten och snabbt kunna gå tillbaka och korrigera det man skrivit så finns den funktionen inbyggd i Word Online. Öppna ett dokument och välj "Redigera i Webbläsaren". 

1. Klicka på "Visa" i menyraden.

2. Klicka på "Avancerad läsare" till vänster. 

3. Klicka i texten där du vill att uppläsningne ska starta.

4. Klicka på "Play-knappen" längst ner på sidan.

5. Klicka på "Paus" när du vill stanna uppspelningen.

 

Uppe till höger på sidan finns kontroller så att man kan ställa in t.ex. uppläsningshasigheten, färgtema, avstånd mellan orden, markera stavelser mm.

Apptips: Office Lens

Office Lens är en enkel, smidig och gratis skannings-app från Microsoft som gör att man kan med hjälp av kameran i sin mobil eller iPad kan fotografera papper och whiteboardtavlor och få dem automatiskt perspektivkorrigerade osv. så att de ser ut som inskannade dokument och är lätta att läsa. 

Man kan sedan välja var man vill spara det skannade materialet, endera i olika aplikationer i Office 365 som OneNote, E-post eller OneDrive, som en PDF-fil eller bara direkt till enhetens bilder-app.

Perfekt för att plåta av anteckningar på tavlan, elevarbeten, schema, uppgifter mm. En app som borde finnas i varje elev och lärares smartphone eller iPad!

Länk: https://itunes.apple.com/se/app/office-lens/id975925059?mt=8

Använda sparade mallar i Office 365

I och med den pågående övergången till Office 365 så har man nu flyttat över de mallar och dokument som tidigare fanns i den så kallade "Webbkatalogen" på kommunens server till SharePoint i Office 365 under:
SharePoint – Gruppwebblats – Dokument – Webkatalog 

När man ska hämta ett dokument i mappen, t.ex. en blankettmall som man vill använda och skriva i kan man göra på ett par olika sätt beroende på vilken filtyp mallen är sparad i och vad man tycker är bäst. 

Man kan inte skriva direkt i mallen utan man måste först kopiera den och göra den till sin egen.
Är det en .doc eller .exl-fil man ska använda fungerar det bra att använda den direkt i Word Onlie eller Excel Online Office 365, men är det en .odt eller .ott-fil så kan det vara bättre att ladda ner den och använda Libre Office för att skriva i dokumentet.

För att kopiera dokument till din One Drive kan man göra så här:

  1. Klickar man sig fram till dokumentmallen i mappen
  2. Högerklickar på filen man vill använda
  3. Välj "Kopiera till" i den meny som öppnas
  4. Välj "Din OneDrive" i det fönster som öppnas och klicka dig fram dit du vill spara mallen
  5. Klicka "Kopiera hit" för att spara en kopia av dokumentet till din One Drive

Mer om hur du kan använda funktionen "Kopiera till" för att dela dokument till grupper finns i inlägget "Kopiera till"

För att ladda ner en kopia till din dator kan man göra såhär:

  1. Klicka dig fram till dokumentmallen i mappen 
  2. Högerklicka på filen man vill använda
  3. Välj "Ladda ner" för att spara en kopia på din dator

Tips: Om man tycker att det är enklare så kan man istället klicka till vänster om filnamnet för att "bocka för" filen och sedan klicka på "Ladda ner" i menyraden högt uppe på sidan. Ibland kan en del av rubikerna i menyraden vara dolda och för att kunna klicka på dem behöver man klicka på de tre prickarna längst till höger i menyraden och öppna upp de dolda rubrikerna som en rullgardinsmeny. 

Ny funktion i Office 365 – ”Kopiera till”

Om man ska dela ett dokument via en grupp så tycker jag att det bästa är att lägga en separat kopia i gruppen så att man har kvar ett original i sin OneDrive. 
Tidigare om man velat lägga en kopia av en fil från t.ex. sin OneDrive i en grupp i Office 365 så har Microsofts rekommenderade metod varit att ladda ner filen till sin dator, gå till den aktuella gruppen och där ladda upp filen igen. Men ganska nyligen har man lagt till funktionen "Kopiera till" som gör att man kan kopiera filerna direkt från sin OneDrive till en grupps dokument.
Funktionen har fungerat lite si och så i början men nu fungerar den jättebra!

  1. Högerklicka på filen du vill kopiera i din OneDrive
  2. Klicka på "Kopiera till" i den meny som öppnas 
  3. Klicka på den grupp du vill kopiera filen till i fönstret som öppnas till höger på skärmen
  4. Finns det undermappar i gruppen kan du också klicka dig in i dem
  5. Klicka på knappen "Kopiera hit"

 

Arbeta formativt med elevarbeten i Word Online


Word online är en fantastiskt verktyg för att arbeta formativt tillsammans med sina elever och ge dem kontinuerlig respons på de skriftliga arbeten de gör. Tack vare att man kan dela dokument mellan varandra så under det arbetsflödet och man kan som lärare vara mer involverad i skrivprocessen.

 

Dela dokument

När eleven öppnat ett nytt dokument i Word online, skrivit en del och vill visa det för sin lärare (eller om läraren vill se hur långt på väg eleverna kommit) klickar de på "Dela", skriver in lärarens namn i fönstret som öppnas och klickar på Dela-knappen.

När eleven delat ett dokument får läraren automatiskt ett mail från eleven som innehåller en länk till dokumentet så att man som lärare kan klicka sig in för att läsa och kommentera. Dokumentet ligger sparat i elevens One Drive och man slipper skicka kopior mellan varandra utan man kan arbeta i samma dokument.

För att hålla ordning på alla mail med länkar till delade dokument som kommer in från eleverna kan man med fördel skapa mappar i Outlook dit man kan dra mail som innehåller länkar till arbeten eleverna gjort utifrån en specifik uppgift.
Bredvid ordet "Mappar" i vänsterspalten när man öppnar upp sin mailbox finns ett dolt plustecken som visas när man håller sin markör över vänsterspalten. För att skapa nya mappar klickar man på plustecknet, skrver in vad mappen ska heta och sparar genom att klicka på Enter.   

Mer info om mappar i Outlook finns under i inlägget "E-post i Office 365".

Kommentera

När man klickat på en länk till ett elevdokument och öppnat upp dokumentet på skärmen och vill kommentera:

  1. Klickar man på "Redigera dokument" och välj "Redigera i webbläsaren" i den meny som öppnas.
  2. Redigeringsvyn öppnas och man kan klicka på "Infoga" i menyraden.
  3. Välj "Kommentar" i menyraden
  4. Markera den del av texten du vill kommentera
  5. Klicka på plustecknet i kommentarsmenyn till höger på skärmen och skriv din kommentar. 
  6. Klicka på "Inlägg" för att spara kommentaren.

En liten pratbubbla visas i högerkanten på dokumentet och om eleven klickar på pratbubblan öppnas kommentarsmenyn i högerkanten på skärmen så att man kan läsa kommentarerna.
Om man vill kan man också skicka ett mail till eleven och meddela att man gett respons på arbetet.

Förutom att kommentera med hjälp av kommentarsfunktionen kan man naturligtvis också skriva direkt i texten som eleven skrivit. Det kan dock vara bra att skriva med en annan färg så att eleven direkt ser var man varit inne och redigerat.

Spara elevarbeten 

För att spara elevarbeten till sin egen OneDrive behöver man ladda ner dokumentet till sin dator och sedan ladda upp det igen till sin OneDrive och placera det i någon mapp där precis som man gör för att spara kopior av dokument från grupper. Nedladdningsfunktionen hittar du i "Läsvyn" genom att klicka på de tre prickarna i övre högra hörnet av webbläsarfönstret och öppna en rullgardinsmeny där du kan välja att ladda ner filen. Gå sedan till din egen OneDrive, klicka på "Ladda upp", leta upp dokumentet i det fönster som öppnas och klicka på "Välj" för att ladda upp det.

Länkar:

Dela dokument i Office 365
E-post i Office 365

Sway – Presentationer i Office 365

Sway är ett presentationsverktyg i Office 365 som man kan säga är lite av en blanding mellan Power Point och Prezi.
Men instället för att man placerar text och media i ett bildspel som "slides" som man gör i Powerpoint eller som en "mindmap" som man gör i Prezi så arbetar man i Sway men så kallade "kort".

När man klickar på Sway-ikonen på startsidan i Office 365 öppnas en tom presentation och man och i menyraden överst kan man välja olika funktioner.

 

Kort

Detta är den meny som man använder till största delen för att skapa sin presnetation. Genom att klicka och dra in olika typer av kort/block från vänsterspaten till arbetsytan blildkort, ljud, video osv. bygger man upp presentationen. Man kan dels lägga korten efter varandra eller dra och släppa dem ovanpå varandra för att visa dem på samma presentationsskärm.
Längre ner i vänsterspalten finns ett avsnitt som heter "Gruppera" där man kan välja hur grupperna av bilder ska utformas och animeras i presentationen, eller så väljer man bara "Gruppera automatiskt" så skapar Sway presentationsflödet åt dig.

På de olika korten kan man sedan lägga in bilder, text, video mm och man kan med fördel använda sig av biblioteket med Creative Commons-material som finns i systemet. Sway ger förslag på material baserat på den text du skriver i presentation men man kan också klicka på "Förslag" i övre vänstra hörnet av skärmen för att öppna upp en lista på andra källor som t.ex. Youtube. 

Man kan också använda mikrofonen på datorn och spela in sig själv direkt i Sway och det man spelat in läggs in i presentationen som en ljudfil.


Design

Under design kan du välja typsnitt, textstil och teman som används i presentationen.

Layout

Här väljer du om presentations ska löpa från vänster till höger, uppifrån och ner eller visas som ett bildflöde.

Remix

Om man vill att Sway ska skapa all layout, design osv. och du bara lägger in materialet så kan man testa Remix.


Spela upp

För att spela upp presentationen klickar man på "Spela upp" till höger i menyraden och man kan sedan klicka sig framåt i presentationen med hjälp av kontrollerna i nedre högra hörnet på skärmen eller piltangenterna på tangentbordet.
Vill man sedan komma tillbaka till redigeringsvyn rör man markören över skärmen för att visa kontrollerna i övre högra hörnet på skärmen och lklickar på knappen med pennan. Bredvid pennan finns även en knapp med ett kugghjul där man kan ställa in b.la. tidsintervall för automatisk uppspelning. 


Jag tycker att Sway är ett bra presentationsverktyg för både lärare och elever.
Presentationerna blir snygga och roliga att titta på utan att man behöver lägga tid på att lägga in animeringar manuellt mellan olika segment och presentationsbilder. Jag tyckte dock att det tog ett litet tag innan man fick till ett bra arbetsflöde i programmet men när man väl fått grepp om hur det funkar så går det snabbt att göra sina presentationer.
Förhoppningsvis kan det här blogginlägget var en hjälp på vägen för att komma igång.
   

Skriva ut från Office 365

 

Även om man tack vare Office 365 kan dela dokument och material mellan varandra så kan man ibland behöva skriva ut något som man har sparat på Office 365 direkt från webben.

 

Word

Redigeringsvyn
Om man har öppnat ett dokument och skriver i det och sedan vill skriva ut det:

  1. Klicka på Arkiv uppe i vänstra hörnet i webbläserfönstret.
  2. Välj Skriv ut i den meny som öppnas i webbläsarens vänsterkant.
  3. Klicka sedan på den Skriv ut-knapp som visas i webbläsarfönstret. 
  4. En PDF-fil anpassad för utskrift skapas och du kan klicka på:
    ["Klicka här om du vill visa dokumentent i PDF-format"]
  5. Datorns utskriftsmodul öppnas och du kan välja den skrivare du vill använda för att skriva ut.

Läsvyn

  1. Klicka på Skriv ut-knapp i övre högra hörnet av webbläsarfönstret. 
  2. En PDF-fil anpassad för utskrift skapas och du kan klicka på:
    ["Klicka här om du vill visa dokumentent i PDF-format"]
  3. Datorns utskriftsmodul öppnas och du kan välja den skrivare du vill använda för att skriva ut.

Excel

Redigeringsvyn
Om man har öppnat ett dokument och skriver i det och sedan vill skriva ut det:

  1. Klicka på Arkiv uppe i vänstra hörnet i webbläserfönstret.
  2. Välj Skriv ut i den meny som öppnas i webbläsarens vänsterkant.
  3. Klicka sedan på den Skriv ut-knapp som visas i webbläsarfönstret. 
  4. Välj om du vill skriva ut hela det aktuella arbetsbladet eller bara en vald markering och klicka på Skriv ut.
  5. En PDF-fil anpassad för utskrift öppnas och du kan klicka på Skriv ut i övre vänstra hörnet i webbläsarfönstret.
  6. Datorns utskriftsmodul öppnas och du kan välja den skrivare du vill använda för att skriva ut.

Läsvyn

  1. Klicka på Skriv ut-knapp i övre högra hörnet av webbläsarfönstret. 
  2. Välj om du vill skriva ut hela det aktuella arbetsbladet eller bara en vald markering och klicka på Skriv ut.
  3. Datorns utskriftsmodul öppnas och du kan välja den skrivare du vill använda för att skriva ut.

OneNote

  1. Gå till den anteckningsbok och sida som du vill skriva ut.
  2. Klicka på Arkiv uppe i vänstra hörnet i webbläserfönstret
  3. Klicka på Skriv ut
  4. Klicka sedan på den Skriv ut-knapp som visas i webbläsarfönstret. 
  5. Datorns utskriftsmodul öppnas och du kan välja den skrivare du vill använda för att skriva ut.

Apptips: Outlook Groups

Det finns en rad olika appar för Office 365 som man kan använda för att göra det materiel och den information man har i systemet tillgängligt på ett väl anpassat sätt i sin mobil eller platta.
Om man som vi i skolan använder sig av grupper i stor utsträckning föra att dela material och förmedla information så är appen "Outlook Groups" verkligen att rekommendera för att ha snabb och enkel tillgång till de grupper man är medlem i direkt i sin mobil.

Även om vi aldrig kan förutsätta att elever har tillgång till mobiltelefon eller annan utrustning på fritiden så har ändå många ungdomar det och då är appen Outlook Groups ett jättesmidigt sätt för dem att få tillgång till information och material som delas av lärare var de än befinner sig.

Pris: Gratis!
Länkar: 
https://itunes.apple.com/se/app/outlook-groups/id1027125154?mt=8​
https://play.google.com/store/apps/details?id=com.microsoft.outlookgroups&hl=sv

Andra appar för Office 365

Apptips: OneDrive
Apptips: Outlook

 

Office 365 för planering, undervisning och dokumentation

 

Office 365 innehåller en mängd olika funktioner och här kommer några tips på hur man kan använda systemet för att underlätta och utveckla planering, undervisning och dokumentation.

 

Planering 

Läsårsplanering

Läsårsplanering fungerar utmärkt att göra i Excel och kan sedan enkelt delas till elever och kollegor så att verksamheten blir transparent och man vet vad man arbetar med i de olika ämnena. Detta underlättar också ämnesövergripande samarbeten.

Lektionsplanering i OneNote 

OneNote är ett användbart verktyg för att göra sina lektionsplaneringar. Man skapar en ny mapp i One Drive som man kallar t.ex. "Lektionsplaneringar", skapar ett avsnitt för ämne eller läsår/termin och sidor för varje lektion där man gör veckans planering. Man kan också skapa separata anteckningsböcker för varje ämne, varje årskurs eller klass som man undervisar i beroende på hur ens tjänst ser ut. 

I OneNote arbetar man genom att skapa textrutor fritt på en tom öppen yta vilket gör att man enkelt kan gruppera saker som man vill på sidan. Man kan också lägga in tabeller för att klistra in matriser för arbetsområdets olika delar om man vill.

Det finns appar för OneNote som man kan ladda ner till både dator och mobil. Appen fungerar inte så bra på dator, den är seg och synkroniserar inte materialet så smidigt till webben men appen för mobil och iPad fungerar bra när man väl kommit igång och synkat sitt Office 365-konto med enheten. 

Genomgångar med PowerPoint

Att använda Powerpoint som verktyg i sina genomgångar har många fördelar som t.ex.

1. Man enkelt bygga upp en struktur i genomgången genom att lägga bilderna i persentationen i en viss ordning.
2. Gemon att använda ett bildspel så får man själv minneshjälp så att man inte glömmer att nämna något.
3. Man kan lägga in direktlänkar till videoklipp så att man inte behöver leta upp dem under lektionen.
4. Man ger bilderna visuella intryck som de kan koppla samman med det läraren säger.
5. Man når på ett bättre sätt både visuellt och audiotivt orienterade elever.

Dokumentation 

Lektionslogg 

OneNote är också ett jättebra verktyg för att snabbt och enkelt skiva ner vad man arbetat med under lektionen så att man har tillgång till det var man än är. Man kan själv välja hur man vill lägga upp strukturen för anteckningarna. 

I exemplet här nedanför har jag valt att ha en anteckningsbok per läsår med separata avsnitt för de årskurser jag undervisar i och sedan en sida under avsnitten för varje klass eller grupp. Man kan också välja att ha en anteckningsbok för varje årskurs, separata avsnitt för respektive klass/grupp och sidor för läsår eller termin beroende på vad som passar bäst. Betydligt smidigare än att ha anteckningarna i separata dokument på sin hårddisk samt säkrare och mer strukturerat än att ha anteckningar i ett block.

Dokumentera med bilder i OneDrive-appen 

Om man laddar ner OneDrive-appen till en iPad eller till en smartphone (iPhone eller Android) så kan man använda appens kamerafunktion för att t.ex. dokumentera elevernas progression i arbetet i t.ex. i slöjd, NO-labb, bild eller hemkunskap. 

OneDrive-appen har också en mycket smidig skanningsfunktion med olika lägen som gör det enkelt att fotografera lektionsanteckningarna på tavlan och spara dem direkt i en vald mapp på OneDrive eller skanna av elevers handskrivna arbeten och spara dem digitalt så att man har dem tillgängliga direkt i Office 365. 

Elevarbeten 

Word & Powerpoint 

Både Word och Powerpoint är marknadsledande produkter för skrivarbete och presentation och är nödvändiga verktyg för eleverna att lära sig hantera på ett fördjupat sätt. Det kommer att spara mycket tid och frustration för dem vid högre studier och arbete. 

Fördelen med att arbeta med Word-dokument i Office 365 istället för att eleverna mailar eller skriver ut kopior av sina arbeten är att de kan dela dokument med sina lärare som i sin tur kan gå in och göra formativ bedömning genom att lägga in kommentarer. Genom att arbeta i delade dokument så ges läraren bättre möjligheter att vara delaktig i elevernas skrivprocess och ge respons under arbetets gång och på så sätt arbeta formativt istället för primärt ge en summativ respons när arbetet lämnas in. 

Powerpoint är också ett fantastiskt verktyg att arbeta med för att redovisa vilka kunskaper man har tillägnat sig i ett arbetsområde. Här finns en stor fördel med både Word och PowerPoint i Office 365 att de har inbyggda bild-sökfunktioner som gör att eleverna enkelt kan söka fram Crative Commons-licensierade bilder som är ok att använda utan att behöva leta runt genom Google-sökningar och bli distraherade från arbetet.

Delning 

Dela material till elever 

Genom att dela material till elever istället för att kopiera och dela ut sparar både kopieringskostnad och miljö samt att eleverna inte tappar bort materialet och man måste dela ut nytt. 

Att dela material till elever kan man göra på olika sätt men det enklaste är oftast att skapa en gemensam "klass-grupp" i Office 365 där alla elever och lärare som är knutna till klassen finns med. Där kan man under gruppens filer skapa mappar för olika ämnen och spara allt material eleverna behöver ha tillgång till. 

Stor fördel för de lärare som bara träffar eleverna vid ett eller ett fåtal tillfällen under veckan att kunna nå en specifik grupp med elever med meddelanden och information även under resten av 

veckan när man inte träffar dem genom att skriva i gruppkonversationen så att eleverna både får ett mail med informationen och ser den inne i gruppen. 

Dela material mellan kollegor 

Möjligheten att dela material i grupper är även användbart mellan kollegor. Man kan skapa grupper för de olika konstellationer som finns i organisationen som, alla personal, ledningsgrupp, arbetslag osv. där man delar dagordningar till ALT/APT, och sparar protokoll från de samma. Genom att skriva en kommentar i gruppkonversationen kan man samtidigt göra alla uppmärksamma på att det finns nytt material att ta del av. Har man kryssat i det alternativet när gruppen skapade så får även alla gruppens medlemmar gruppmeddelandena i sin mailbox. 

Gruppens kalender kan också användas för att lägga in gemensamma aktiviteter som sedan syns färgkodat i medlemmarnas kalendrar. 

Mer information om hur man delar material i Office 365 finns här:

Dela dokument i Office 365: http://blogg.eda.se/ikt/?p=690
Skapa grupper i Office 365: http://blogg.eda.se/ikt/?p=648 

Koppla Mail till Dator och Mobil 

För personal (och elever) som har begränsad tillgång till dator men också för alla andra kan det vara praktiskt att koppla sin mail och digitala kalender till sin smartphone för att ha enkel tillgång till den. Detta kan man göra endera genom att ladda ner appen "Outlook" från sin app-store och logga in med sitt edu.eda.se-konto. Då synkas mail och kalender till telefonen automatiskt och man kan också få notiser om när nya mail kommer in så att man inte missar något. 

Man kan också koppla mailen i Office 365 (Outlook) till den inbyggda mail-appen i sin telefon via "Exchange". På i stort sett samma sätt kan man koppla sitt mailkonto till den inbyggda mail-appen i sin dator för att på ett enklare sätt kunna hantera sin e-post utan att behöva gå giva en webbläsare och Office 365-portalen. 

Mer information om hur du kopplar din mail till telefon/dator finns här:
Apptips Outlook: http://blogg.eda.se/ikt/?p=665
Synka mail till mobil/dator via Exchange http://blogg.eda.se/ikt/?p=703

 

 

 

Apptips: OneDrive-appen

onedrive-for-business-for-ios


Om man vill kunna ha snabb tillgång till sina dokument och filer i Office 365 var man än är så är OneDrive-appen för iOS en bra lösning.  Förutom att den ger tillgång till alla dokument och filer man har på OneDrive så har appen även flera andra funktioner som gör den till ett bra komplement och kan underlätta och utveckla hur man arbetar med Office 365.

 

Den största fördelen med appen är att den har inbyggt stöd för mobilens/iPadens kamera så att man kan ta bilder som direkt laddas upp och sparas på din OneDrive. Dessutom har den en suverän skanningsfunktion med olika lägen så att man med kamerans hjälp snabbt och enkelt kan skanna av ett papper eller en whiteboardtavla och spara dem på OneDrive. Ett perfekt sätt för elever att spara anteckningar från en lektion eller för en lärare att spara texter som elever har skrivit digitalt även om de skriver för hand. 
Väldigt smidigt!

Den funktion som saknas är att på ett smidigt sätt kunna skapa och redigera dokument direkt på den mobil/iPad-enheten. Detta beror på att funktionen inte finns inkluderad i de konton som vi använder inom skolan i Eda. Trots detta är OneDrive-appen mycket användbar och är väl värd att ladda ner!

Pris: Gratis!

Länkar:

https://itunes.apple.com/us/app/microsoft-onedrive-file-photo/id477537958?mt=8
https://play.google.com/store/apps/details?id=com.microsoft.skydrive&hl=sv

1 2 3