Synka mail till dator/mobil via Exchange

ios9-mail-app-icon-left-wrap

För att snabbt och enkelt få notiser om de mail som kommer in i Outlook kan man koppla sitt mailkonto till mail-appen i sin Mac eller mobiltelefon. Då får du automatiskt dina mail direkt till datorn/mobilen och kan på samma gång få anteckningar och inte minst kalendern synkroniserade med kalendern i datorn. Då kan du lägga in aktiviteter eller anteckningar på ett ställe och sedan automatiskt få dem både i Office 365 på webben och alla dina enheter.


Mac

  1. Klicka på Inställningar
  2. Klicka på Internetkonton
  3. Välj Exchange i listan över mailleverantörer 
  4. Skriv in mailadress, lösenord, namnge kontot och klicka på Logga in 
  5. Välj vilket innehåll du vill ha kopplat till datorn och klicka på Klar

skarmavbild-2016-11-18-kl-10-23-32skarmavbild-2016-11-18-kl-10-24-35skarmavbild-2016-11-18-kl-10-24-59iPhone/ iPad

  1. Klicka på Inställningar
  2. Scrolla ner och klicka på E-post
  3. Klicka på Konton 
  4. Klicka på "Lägg till konto"
  5. Välj Exchange i listan över mailleverantörer
  6. Skriv in mailadress och lösenord, namnge kontot och klicka på Nästa
  7. Välj vilket innehåll du vill ha kopplade till mobilen, kalender anteckningar osv. och klicka på Klar

Naturligtvis kan man göra detta även till Android telefoner också men det kan skilja sig lite mellan modeller och operativsystem hur man gör så där får jag hänvisa till Microsofts hjälpsidor.

 

Dela dokument i Office 365

sharepointgoldcoast

 

Att dela dokument mellan användare är en av de grundläggande funktionerna i Office 365 och man kan göra det på flera olika sätt. 
Här följer en sammanfattning av 3st olika sätt att dela dokument med andra användare.

 


Delning via grupper

Om man som lärare vill dela ut material till sin klass kan man skapa en grupp där man lägger till alla elever och sedan spara gemensamma dokument i gruppens filhanterare. Filhanteraren hittar man genom att klicka på gruppen i Outlook och sedan klicka på Filer i menyraden om  den inte öppnas automatiskt.
För att spara en kopia av dokument som man har i sin OneDrive i en grupps filer:
1. Ladda ner dokumentet till din dator 
2. Klickar dig fram till gruppens filer
3. Klicka på ladda upp, sök fram dokumentet på din dator och ladda upp 

Man kan också dela ett dokument som man har sparat i gruppens filer eller i sin One Drive direkt i ett meddelande i grupkonversationen genom att klicka på "gem-ikonen", klicka på Nästa och välja om man vill bifoga dokumentet som en kopia eller som en OneDrive-fil så att de får en direktlänk och kan redigera i det ursprungliga dokumentet.

Spara kopior till OneDrive 

Vill man skapa en kopia av dokument som ligger i gruppen till sin OneDrive behöver man ladda ner det till sin dator genom att markera kryssrutan bredvid dokumentet och klicka på Ladda ner. Gå sedan över till din OneDrive och klicka på Ladda upp, ett fönster öppnas där du kan söka fram dokumentet och sedan klicka på Välj för att ladda upp det. 

Delning via OneDrive 

Man kan också dela dokument och mappar direkt från sin One Drive till endera en hel grupp eller till enskilda användare. 

1. Markera kryssrutan bredvid mappen eller dokumentet och klicka på Dela i menyraden. 

2. Skriv in namnet på de personer eller den grupp du vill dela dokumentet med. 

3. Klicka på knappen [Dela] 

Mottagaren får automatiskt ett meddelande till sin e-post som berättar att materialet har delats ut till dem med en länk de kan klicka på för att öppna mappen eller dokumentet. Mappen/dokumentet hittar de sedan under "Delas med mig" i OneDrives vänsterspalt eller på motsvarande ställe i gruppens filhanterare. "Delas med mig" är endast en översikt så om man får mycket material delat till sig kan det vara bra att samla mail med dokumentlänkar i mappar i Outlooks vänsterspalt för att enkelt kunna hitta dem. T.ex. klassmappar, ämnesmappar eller till och med mappar för specifika arbetsområden. Mer info om hur man skapar mappar finns i inlägget "E-post i Office 365".

Delning från ett specifikt dokument 

Förmodligen är detta det sätt som elever kommer att dela dokument på först och främst. När de startat ett nytt arbete i Office 365 och skapat ett nytt dokument i Word Online kan de dels dela dokumentet med andra elever som de samarbetar med och sin lärare.

När man öppnat dokumentet kan man kicka på knappen "Dela" högst upp till höger i webbläsarfönstret och sedan skriva in vilka man vill dela dokumentet med precis som när man delar från OneDrive och mottagaren får ett mail med en länk till dokumentet. 

Eleverna kan sedan gå in och skriva i samma dokument och läraren kan gå in och följa arbetet. Medan eleverna har dokumentet öppet och redigerar i det så kan man se vem som skriver vad genom att elevernas namn syns som små tabbar i olika färger i texten. Men för att kunna se vem som har skrivit vad i efterhand så behöver man ha tillgång till en lokal installation av Word och använda funktionen "Spåra ändringar" som tyvärr inte finns i Online-versionen av Word. För att komma runt problemet kan man t.ex. be eleverna att skriva sina avsnitt i texten med olika färger för att kunna se vem som skrivit vad och kunna bedöma dem separat. 

Kommentarer 

Tidigare har man när man öppnar upp ett dokument i "Läsvyn" d.v.s. att man öppnar dokumentet utan att klicka på "Redigera dokument" kunnat skriva kommerntarer till texten genom att klicka på "Kommentarer" i övre högra hörnet på skärmen, markera ett stycke i texten och sedan klicka på "Ny kommentar". Den här funktionen verkar ha försvunnit och nu måste man klicka på "Redigera i webbläsaren", klicka på Infoga i menyraden när dokumentet öppnas och sedan välja "Kommentar" för att sedan markera den del av texten man vill kommentera, klicka på plus-tecknet i kommentarsmenyn och skriva sin kommentar. 

Spara elevarbeten 

För att spara elevarbeten till sin egen OneDrive behöver man ladda ner dokumentet till sin dator och sedan ladda upp det igen till sin OneDrive och placera det i någon mapp där precis som man gör för att spara kopior av dokument från grupper. Nedladdningsfunktionen hittar du i "Läsvyn" genom att klicka på de tre prickarna i övre högra hörnet av webbläsarfönstret och öppna en rullgardinsmeny där du kan välja att ladda ner filen. Gå sedan till din egen OneDrive, klicka på "Ladda upp", leta upp dokumentet i det fönster som öppnas och klicka på "Välj" för att ladda upp det.

Styra mail till specifika mappar

folder-icon-512x512Man kan skapa "regler" så att mail som uppfyller vissa kriterier automatiskt hamnar i en specifik mapp. Har man en maillista som innehåller t.ex. alla elever i en viss klass kan man få mailen från dem att automatiskt hamna i en viss mapp. Man kan också utgå ifrån andra kriterier som att ämnesfältet eller texten i mailet innehåller vissa ord så att t.ex. alla mail som innehåller ordet "Fotosyntes" hamnar i mappen "Arbetsområde Fotosyntes". 


Möjligheten att sätta regler för mail hittar man enklast genom att klicka på Kugghjulet längst upp till höger på skärmen och skriva in "Regler" i sökfältet i det fönster som visas till höger på skärmen. Klicka på "Regler för inkorgen", klicka på "+" för att skapa en ny regel, ange sedan vilka kriterier som ska gälla och vilken mapp mailen ska hamna i. 

OBS! Genom att man styr mail direkt till mappar så får man inte notiser om att man fått nya mail eftersom de inte hamnar i inboxen. Risken finns därmed att man missar mail som kommer in om man inte kollar sina mappar aktivt och regelbundet. Det samma gäller om man har sin Outlook-mail kopplad till en mobiltelefon eller dator. Mapparna synkas och man får alla mail men man får inga notiser om nya mail som hamnat i specifika mappar utan det behöver man kolla själv.