Office 365 för planering, undervisning och dokumentation

 

Office 365 innehåller en mängd olika funktioner och här kommer några tips på hur man kan använda systemet för att underlätta och utveckla planering, undervisning och dokumentation.

 

Planering 

Läsårsplanering

Läsårsplanering fungerar utmärkt att göra i Excel och kan sedan enkelt delas till elever och kollegor så att verksamheten blir transparent och man vet vad man arbetar med i de olika ämnena. Detta underlättar också ämnesövergripande samarbeten.

Lektionsplanering i OneNote 

OneNote är ett användbart verktyg för att göra sina lektionsplaneringar. Man skapar en ny mapp i One Drive som man kallar t.ex. "Lektionsplaneringar", skapar ett avsnitt för ämne eller läsår/termin och sidor för varje lektion där man gör veckans planering. Man kan också skapa separata anteckningsböcker för varje ämne, varje årskurs eller klass som man undervisar i beroende på hur ens tjänst ser ut. 

I OneNote arbetar man genom att skapa textrutor fritt på en tom öppen yta vilket gör att man enkelt kan gruppera saker som man vill på sidan. Man kan också lägga in tabeller för att klistra in matriser för arbetsområdets olika delar om man vill.

Det finns appar för OneNote som man kan ladda ner till både dator och mobil. Appen fungerar inte så bra på dator, den är seg och synkroniserar inte materialet så smidigt till webben men appen för mobil och iPad fungerar bra när man väl kommit igång och synkat sitt Office 365-konto med enheten. 

Genomgångar med PowerPoint

Att använda Powerpoint som verktyg i sina genomgångar har många fördelar som t.ex.

1. Man enkelt bygga upp en struktur i genomgången genom att lägga bilderna i persentationen i en viss ordning.
2. Gemon att använda ett bildspel så får man själv minneshjälp så att man inte glömmer att nämna något.
3. Man kan lägga in direktlänkar till videoklipp så att man inte behöver leta upp dem under lektionen.
4. Man ger bilderna visuella intryck som de kan koppla samman med det läraren säger.
5. Man når på ett bättre sätt både visuellt och audiotivt orienterade elever.

Dokumentation 

Lektionslogg 

OneNote är också ett jättebra verktyg för att snabbt och enkelt skiva ner vad man arbetat med under lektionen så att man har tillgång till det var man än är. Man kan själv välja hur man vill lägga upp strukturen för anteckningarna. 

I exemplet här nedanför har jag valt att ha en anteckningsbok per läsår med separata avsnitt för de årskurser jag undervisar i och sedan en sida under avsnitten för varje klass eller grupp. Man kan också välja att ha en anteckningsbok för varje årskurs, separata avsnitt för respektive klass/grupp och sidor för läsår eller termin beroende på vad som passar bäst. Betydligt smidigare än att ha anteckningarna i separata dokument på sin hårddisk samt säkrare och mer strukturerat än att ha anteckningar i ett block.

Dokumentera med bilder i OneDrive-appen 

Om man laddar ner OneDrive-appen till en iPad eller till en smartphone (iPhone eller Android) så kan man använda appens kamerafunktion för att t.ex. dokumentera elevernas progression i arbetet i t.ex. i slöjd, NO-labb, bild eller hemkunskap. 

OneDrive-appen har också en mycket smidig skanningsfunktion med olika lägen som gör det enkelt att fotografera lektionsanteckningarna på tavlan och spara dem direkt i en vald mapp på OneDrive eller skanna av elevers handskrivna arbeten och spara dem digitalt så att man har dem tillgängliga direkt i Office 365. 

Elevarbeten 

Word & Powerpoint 

Både Word och Powerpoint är marknadsledande produkter för skrivarbete och presentation och är nödvändiga verktyg för eleverna att lära sig hantera på ett fördjupat sätt. Det kommer att spara mycket tid och frustration för dem vid högre studier och arbete. 

Fördelen med att arbeta med Word-dokument i Office 365 istället för att eleverna mailar eller skriver ut kopior av sina arbeten är att de kan dela dokument med sina lärare som i sin tur kan gå in och göra formativ bedömning genom att lägga in kommentarer. Genom att arbeta i delade dokument så ges läraren bättre möjligheter att vara delaktig i elevernas skrivprocess och ge respons under arbetets gång och på så sätt arbeta formativt istället för primärt ge en summativ respons när arbetet lämnas in. 

Powerpoint är också ett fantastiskt verktyg att arbeta med för att redovisa vilka kunskaper man har tillägnat sig i ett arbetsområde. Här finns en stor fördel med både Word och PowerPoint i Office 365 att de har inbyggda bild-sökfunktioner som gör att eleverna enkelt kan söka fram Crative Commons-licensierade bilder som är ok att använda utan att behöva leta runt genom Google-sökningar och bli distraherade från arbetet.

Delning 

Dela material till elever 

Genom att dela material till elever istället för att kopiera och dela ut sparar både kopieringskostnad och miljö samt att eleverna inte tappar bort materialet och man måste dela ut nytt. 

Att dela material till elever kan man göra på olika sätt men det enklaste är oftast att skapa en gemensam "klass-grupp" i Office 365 där alla elever och lärare som är knutna till klassen finns med. Där kan man under gruppens filer skapa mappar för olika ämnen och spara allt material eleverna behöver ha tillgång till. 

Stor fördel för de lärare som bara träffar eleverna vid ett eller ett fåtal tillfällen under veckan att kunna nå en specifik grupp med elever med meddelanden och information även under resten av 

veckan när man inte träffar dem genom att skriva i gruppkonversationen så att eleverna både får ett mail med informationen och ser den inne i gruppen. 

Dela material mellan kollegor 

Möjligheten att dela material i grupper är även användbart mellan kollegor. Man kan skapa grupper för de olika konstellationer som finns i organisationen som, alla personal, ledningsgrupp, arbetslag osv. där man delar dagordningar till ALT/APT, och sparar protokoll från de samma. Genom att skriva en kommentar i gruppkonversationen kan man samtidigt göra alla uppmärksamma på att det finns nytt material att ta del av. Har man kryssat i det alternativet när gruppen skapade så får även alla gruppens medlemmar gruppmeddelandena i sin mailbox. 

Gruppens kalender kan också användas för att lägga in gemensamma aktiviteter som sedan syns färgkodat i medlemmarnas kalendrar. 

Mer information om hur man delar material i Office 365 finns här:

Dela dokument i Office 365: http://blogg.eda.se/ikt/?p=690
Skapa grupper i Office 365: http://blogg.eda.se/ikt/?p=648 

Koppla Mail till Dator och Mobil 

För personal (och elever) som har begränsad tillgång till dator men också för alla andra kan det vara praktiskt att koppla sin mail och digitala kalender till sin smartphone för att ha enkel tillgång till den. Detta kan man göra endera genom att ladda ner appen "Outlook" från sin app-store och logga in med sitt edu.eda.se-konto. Då synkas mail och kalender till telefonen automatiskt och man kan också få notiser om när nya mail kommer in så att man inte missar något. 

Man kan också koppla mailen i Office 365 (Outlook) till den inbyggda mail-appen i sin telefon via "Exchange". På i stort sett samma sätt kan man koppla sitt mailkonto till den inbyggda mail-appen i sin dator för att på ett enklare sätt kunna hantera sin e-post utan att behöva gå giva en webbläsare och Office 365-portalen. 

Mer information om hur du kopplar din mail till telefon/dator finns här:
Apptips Outlook: http://blogg.eda.se/ikt/?p=665
Synka mail till mobil/dator via Exchange http://blogg.eda.se/ikt/?p=703

 

 

 

Att använda Skype

skype-logo-3966bb87b0-seeklogo-com-gifSkype har på senare tid utvecklat sina tjänster och idag kan man använda deras nätverk på ett flertal olika sätt. Endera kan ladda ner Skype-programmet gratis från skype.com och sedan skapa ett konto som man använder för att söka upp kontakter i systemet och för att andra ska kunna hitta dig. Men använder man bara Skype vid något enstaka tillfälle (eller om man använder en enhet som man inte har rättigheter att installera programvara på) kan man välja att skapa en tillfällig direktkonveration med en länk som är giltigt under 24h och som man skickar till den man vill kommunicera med.

 

skype

Installera Skype och skapa ett konto på en dator

1. Gå in på skype.com 

2. Klicka på "Ladda ner Skype" 

3. Välj dator och klicka på "Get Skype for Mac/PC" 

4. Programmet laddas ner till din dator och du lotsas igenom installationen. 

5. Klicka på "Skapa ett konto" och välj om du använda ett mobilnummer eller en e-postadress.

skapa-konto-skype

6. Välj ett lösenord och klicka på "Nästa"

När ditt konto skapats kan du i Skype-programmet söka efter den du vill ha kontakt med genom att klicka på "Kontakter" och skriva in namn eller skype-alias på den du söker i sökfältet "Lägg till kontakter". Genom att klicka på den gröna cirkeln med en gubbe och ett plustecken på till höger om personens namn kan du skicka en kontaktförfrågan. 

De personer du skickat kontaktförfrågningar till och de du har fått svar från samlas som ikoner under "Kontakter". Under varje ikon kan du se om personen är online eller offline. Är personen online kan du hålla markören över personens ikon och klicka på "Videosamtal" för att ringa upp och när mottagaren klickat på svara så etableras en videolänk mellan era datorer. 

Om du är online och blir uppringd ser du de genom att ett fönster visas där namnet på den som ringer syns tillsammans med en svara- och en avvisa-knapp. För att svara klickar du på svaraknappen och videolänken etableras. 

Direktkonversation

1. Gå in på skype.com 

2. Klicka på "Starta en konversation" 

3. Skriv in det namn som du vill använda i konversationen

skypekonto-kopia

4. Klicka på "Starta en konversation" 

5. En konversation skapas med en länk som man kan skicka till dem man vill bjuda in till konversationen.

konversationslank

6. För att starta ett videosamtal behöver man ladda ner en Skype-plugin.
Klicka på video-ikonen i övre högra hörnet på skärmen och klicka sedan på "Installera Plugin" och följ instruktionerna på skärmen så lotsas du genom installationen.

installation-klar

7. När pluginfilen har installerats kan du klicka på videoikonen igen för att starta konversationen vid den tidpunkt du och din konversationspartner har avtalat. 

8. När den man ska kommunicera med öppnar länken till konversationen så ser de att en videokonversation är startad och kan klicka på videoikonen på sin skärm för att upprätta videosamtalet mellan er, endera direkt i sin webbläsare eller i Skype-programmet om de har det installerat. 

Ska man ha konferenser med större grupper kan man koppla datorn till en projektor så att alla kan se de ni pratar med och ställa datorn (med webbkamera) vid projektorduken så att de ni pratar med kan se er.

Läs också: Skype i klassrummet

Apptips: OneDrive-appen

onedrive-for-business-for-ios


Om man vill kunna ha snabb tillgång till sina dokument och filer i Office 365 var man än är så är OneDrive-appen för iOS en bra lösning.  Förutom att den ger tillgång till alla dokument och filer man har på OneDrive så har appen även flera andra funktioner som gör den till ett bra komplement och kan underlätta och utveckla hur man arbetar med Office 365.

 

Den största fördelen med appen är att den har inbyggt stöd för mobilens/iPadens kamera så att man kan ta bilder som direkt laddas upp och sparas på din OneDrive. Dessutom har den en suverän skanningsfunktion med olika lägen så att man med kamerans hjälp snabbt och enkelt kan skanna av ett papper eller en whiteboardtavla och spara dem på OneDrive. Ett perfekt sätt för elever att spara anteckningar från en lektion eller för en lärare att spara texter som elever har skrivit digitalt även om de skriver för hand. 
Väldigt smidigt!

Den funktion som saknas är att på ett smidigt sätt kunna skapa och redigera dokument direkt på den mobil/iPad-enheten. Detta beror på att funktionen inte finns inkluderad i de konton som vi använder inom skolan i Eda. Trots detta är OneDrive-appen mycket användbar och är väl värd att ladda ner!

Pris: Gratis!

Länkar:

https://itunes.apple.com/us/app/microsoft-onedrive-file-photo/id477537958?mt=8
https://play.google.com/store/apps/details?id=com.microsoft.skydrive&hl=sv