Tag Archives: dokument

Dela dokument i Office 365

sharepointgoldcoast

 

Att dela dokument mellan användare är en av de grundläggande funktionerna i Office 365 och man kan göra det på flera olika sätt. 
Här följer en sammanfattning av 3st olika sätt att dela dokument med andra användare.

 


Delning via grupper

Om man som lärare vill dela ut material till sin klass kan man skapa en grupp där man lägger till alla elever och sedan spara gemensamma dokument i gruppens filhanterare. Filhanteraren hittar man genom att klicka på gruppen i Outlook och sedan klicka på Filer i menyraden om  den inte öppnas automatiskt.
För att spara en kopia av dokument som man har i sin OneDrive i en grupps filer:
1. Ladda ner dokumentet till din dator 
2. Klickar dig fram till gruppens filer
3. Klicka på ladda upp, sök fram dokumentet på din dator och ladda upp 

Man kan också dela ett dokument som man har sparat i gruppens filer eller i sin One Drive direkt i ett meddelande i grupkonversationen genom att klicka på "gem-ikonen", klicka på Nästa och välja om man vill bifoga dokumentet som en kopia eller som en OneDrive-fil så att de får en direktlänk och kan redigera i det ursprungliga dokumentet.

Spara kopior till OneDrive 

Vill man skapa en kopia av dokument som ligger i gruppen till sin OneDrive behöver man ladda ner det till sin dator genom att markera kryssrutan bredvid dokumentet och klicka på Ladda ner. Gå sedan över till din OneDrive och klicka på Ladda upp, ett fönster öppnas där du kan söka fram dokumentet och sedan klicka på Välj för att ladda upp det. 

Delning via OneDrive 

Man kan också dela dokument och mappar direkt från sin One Drive till endera en hel grupp eller till enskilda användare. 

1. Markera kryssrutan bredvid mappen eller dokumentet och klicka på Dela i menyraden. 

2. Skriv in namnet på de personer eller den grupp du vill dela dokumentet med. 

3. Klicka på knappen [Dela] 

Mottagaren får automatiskt ett meddelande till sin e-post som berättar att materialet har delats ut till dem med en länk de kan klicka på för att öppna mappen eller dokumentet. Mappen/dokumentet hittar de sedan under "Delas med mig" i OneDrives vänsterspalt eller på motsvarande ställe i gruppens filhanterare. "Delas med mig" är endast en översikt så om man får mycket material delat till sig kan det vara bra att samla mail med dokumentlänkar i mappar i Outlooks vänsterspalt för att enkelt kunna hitta dem. T.ex. klassmappar, ämnesmappar eller till och med mappar för specifika arbetsområden. Mer info om hur man skapar mappar finns i inlägget "E-post i Office 365".

Delning från ett specifikt dokument 

Förmodligen är detta det sätt som elever kommer att dela dokument på först och främst. När de startat ett nytt arbete i Office 365 och skapat ett nytt dokument i Word Online kan de dels dela dokumentet med andra elever som de samarbetar med och sin lärare.

När man öppnat dokumentet kan man kicka på knappen "Dela" högst upp till höger i webbläsarfönstret och sedan skriva in vilka man vill dela dokumentet med precis som när man delar från OneDrive och mottagaren får ett mail med en länk till dokumentet. 

Eleverna kan sedan gå in och skriva i samma dokument och läraren kan gå in och följa arbetet. Medan eleverna har dokumentet öppet och redigerar i det så kan man se vem som skriver vad genom att elevernas namn syns som små tabbar i olika färger i texten. Men för att kunna se vem som har skrivit vad i efterhand så behöver man ha tillgång till en lokal installation av Word och använda funktionen "Spåra ändringar" som tyvärr inte finns i Online-versionen av Word. För att komma runt problemet kan man t.ex. be eleverna att skriva sina avsnitt i texten med olika färger för att kunna se vem som skrivit vad och kunna bedöma dem separat. 

Kommentarer 

Tidigare har man när man öppnar upp ett dokument i "Läsvyn" d.v.s. att man öppnar dokumentet utan att klicka på "Redigera dokument" kunnat skriva kommerntarer till texten genom att klicka på "Kommentarer" i övre högra hörnet på skärmen, markera ett stycke i texten och sedan klicka på "Ny kommentar". Den här funktionen verkar ha försvunnit och nu måste man klicka på "Redigera i webbläsaren", klicka på Infoga i menyraden när dokumentet öppnas och sedan välja "Kommentar" för att sedan markera den del av texten man vill kommentera, klicka på plus-tecknet i kommentarsmenyn och skriva sin kommentar. 

Spara elevarbeten 

För att spara elevarbeten till sin egen OneDrive behöver man ladda ner dokumentet till sin dator och sedan ladda upp det igen till sin OneDrive och placera det i någon mapp där precis som man gör för att spara kopior av dokument från grupper. Nedladdningsfunktionen hittar du i "Läsvyn" genom att klicka på de tre prickarna i övre högra hörnet av webbläsarfönstret och öppna en rullgardinsmeny där du kan välja att ladda ner filen. Gå sedan till din egen OneDrive, klicka på "Ladda upp", leta upp dokumentet i det fönster som öppnas och klicka på "Välj" för att ladda upp det.

Skapa nya dokument i edWise

edwiseFör att kopiera med sig dokumentation från tidigare omdömen när man skapar nya inför läsåret så brukar man klicka sig in på elevens omdömesdokument och välja "Skapa nytt" i menyraden överst. För vissa elever saknas dock knappen Skapa nytt. Supportärende är skickat till edWise om detta men för att kunna jobba med omdömen så kan man kringgå problemet genom att skapa ett tomt dokument och kopiera dokumentationen manuellt.

  1. Logga in i edWise, klicka på "Dokumentera" och välj "Elevutveckling"
  2. Klicka på aktuell klass i vänsterspalten
  3. Välj Omdöme i menyraden och klicka på "Samtliga"
  4. Klicka på "Skapa Dokument"
  5. Markera klassen genom att klicka i cirkeln i det fönster som öppnas och klicka på "Nästa"
  6. Avmarkera alla elver genom att klicka i kryssruntan bedvid "Namn" och kryssa för bara den aktuella eleven och klicka "Nästa
  7. Välj den omdömesmall du vill använda och klicka "Nästa"
  8. I steg 4/5 behöver du inte göra något utan klickar dig bara vidare på "Nästa"
  9. Kryssa i att du inte vill meddela någon
  10. Klicka på "Spara och Avsluta"

Nu har ett nyt tomt omdömesdokument skapats för eleven.
Om du vill kopiera dokumentation från föregående omdöme till det nuvarande kan du öppna omdömesöversikten i 2 olika fönster eller flikar samtidigt och välja "föregående" i den ena översikten och öppna det föregående omdömet för eleven.
Sedan kan du manuellt kopiera text från det gamla omdömet genom att markera texten, högerklicka och välja Kopiera, gå till det nya dokuementet, öppna redigeringsrutan, högerklicka där du vill klistra in teten och välj Klistra in.
Det man kryssat i matrisen går inte att kopiera så det får man bara kolla vad man klickat i och göra likadant i det nya omdömet om inga förändringar skett. 

Exportera – Spara om filer för Office 365

pages '09Om du tidigare har använt Apples iWork-program på din Mac så har du förmodligen en hel del Pages-, Keynote och kanske Numbers-filer på din dator. För att kunna föra över dem till OneDrive i Office 365 behöver du spara om dem till filformat som fungerar i Microsofts system. Detta kallas för att Exportera.
Här följer ett exempel på hur detta fungerar för Pages-filer men det funderar på motsvarande sätt även för de andra programmen i iWork. 


 

  1. Öppna den fil du vill exportera.
  2. Klicka på "Arkiv" i menyraden.
  3. Klicka på "Exportera" med rullgardinsmeny som öppnar sig.
  4. Välj "Word…"

     

    Exportera till word

  5. Ett fönster öppnas där du kan välja mellan olika filformat och är Word (doc-format) förvalt så klicka bara "Nästa".
    Om man exporterar filer från Numbers och Keynote väljer man motsvarande format, Excel om man exporterar kalkyldokument från Numbers eller Powerpint om man exporterar bildpresentationer från Keynote.   

     

    valj format

  6. Ett nytt fönster öppnas och du kan välja var du vill spara det nya dokumentet.
    T.ex. kan man skapa en mapp på skrivbordet där man samlar de filer som ska laddas upp till OneDrive eller så kan man spara filerna direkt i en synkad OneDrive-mapp på sin dator så hamnar de direkt på.
    Mer information finns i inlägget: "Installera OneDrive på din dator"

     

    spara

Föra över filer till OneDrive

odt-file-format_318-45073.pngNär man ska börja att arbeta med Office 365 så kanske man vill föra över det material man har sparat på sin dator till "hårddisken" i Office 365 som kallas OneDrive för att enkelt ha tilgång till filerna var man än är. 
Att flytta över eller kopiera sina filer och dokument från datorn till OneDrive kan man göra på flera olika sätt.


 

  1. Via "Ladda upp"-knappen
    Logga in på Office 365 och öppna OneDrive genom att klicka på ikonen på Startsidan.
    Klicka på "Ladda upp" i menyraden överst på sidan så öppnas ett fönster där du kan leta upp de filer du vill föra över till OneDrive.
     
  2. Dra och släpp
    Klicka och håll markören på de filer du vill kopiera från dator till OneDrive.
    Dra dem sedan och släpp dem direkt i OneDrive i webbläsaren så laddas filerna upp.
     
  3. Använd en synkroniserad mapp på datorn
    Genom att installera OneDrive på sin dator kan man automatiskt få filerna att synkroniseras mellan Office 365 och en specifik mapp på datorn. Detta kan underlätta filhanteringen eftersom man då inte behöver gå via en webbläsare utan kan flytta filer direkt mellan mappar i sin dators filsystem.
    Mer information och instruktioner för hur du kan installera OneDrive på din dator hittar du i inlägget:
    "Installera OneDrive på din dator"

OneDrive och Offie 365 klarar av de flesta universella filformat som t.ex. textdokument i .doc, .odt och .pdf-format. Formatering och skrivskydd följer med så filerna funkar utan problem att använda direkt i Office 365 när man laddat upp dem. Ljudfiler i t.ex. .mp3 kan också sparas i OneDrive och spelas upp direkt i webbläsaren när man klickar på filen. Även filmfiler i .mp4 format kan spelas upp direkt i webbläsaren.

 

Apple iWork-filer
Pages, Numbers och Keynote-filer som man skapar i något av Apples iWork-program fungerar inte i Office 365 eftersom de filerna bygger på Apples specifika källkod som inte Microsoft har tillgång till att använda i sina system.
Om man har filer i något av de formaten som man vill föra över och använda i Office 365 så behöver man först Exportera (spara om) de filerna till motsvarande Office-format som t.ex. .docx för textfiler.
Exportfunktionen hittar du under fliken "Arkiv" i menyraden i iWork-programmen.

Här finns mer information om hur man exporterar filer från iWorks till Office:
Exportera – Spara om filer för Office 365