Tag Archives: grupper

Apptips: Outlook Groups

Det finns en rad olika appar för Office 365 som man kan använda för att göra det materiel och den information man har i systemet tillgängligt på ett väl anpassat sätt i sin mobil eller platta.
Om man som vi i skolan använder sig av grupper i stor utsträckning föra att dela material och förmedla information så är appen "Outlook Groups" verkligen att rekommendera för att ha snabb och enkel tillgång till de grupper man är medlem i direkt i sin mobil.

Även om vi aldrig kan förutsätta att elever har tillgång till mobiltelefon eller annan utrustning på fritiden så har ändå många ungdomar det och då är appen Outlook Groups ett jättesmidigt sätt för dem att få tillgång till information och material som delas av lärare var de än befinner sig.

Pris: Gratis!
Länkar: 
https://itunes.apple.com/se/app/outlook-groups/id1027125154?mt=8​
https://play.google.com/store/apps/details?id=com.microsoft.outlookgroups&hl=sv

Andra appar för Office 365

Apptips: OneDrive
Apptips: Outlook

 

Dela dokument i Office 365

sharepointgoldcoast

 

Att dela dokument mellan användare är en av de grundläggande funktionerna i Office 365 och man kan göra det på flera olika sätt. 
Här följer en sammanfattning av 3st olika sätt att dela dokument med andra användare.

 


Delning via grupper

Om man som lärare vill dela ut material till sin klass kan man skapa en grupp där man lägger till alla elever och sedan spara gemensamma dokument i gruppens filhanterare. Filhanteraren hittar man genom att klicka på gruppen i Outlook och sedan klicka på Filer i menyraden om  den inte öppnas automatiskt.
För att spara en kopia av dokument som man har i sin OneDrive i en grupps filer:
1. Ladda ner dokumentet till din dator 
2. Klickar dig fram till gruppens filer
3. Klicka på ladda upp, sök fram dokumentet på din dator och ladda upp 

Man kan också dela ett dokument som man har sparat i gruppens filer eller i sin One Drive direkt i ett meddelande i grupkonversationen genom att klicka på "gem-ikonen", klicka på Nästa och välja om man vill bifoga dokumentet som en kopia eller som en OneDrive-fil så att de får en direktlänk och kan redigera i det ursprungliga dokumentet.

Spara kopior till OneDrive 

Vill man skapa en kopia av dokument som ligger i gruppen till sin OneDrive behöver man ladda ner det till sin dator genom att markera kryssrutan bredvid dokumentet och klicka på Ladda ner. Gå sedan över till din OneDrive och klicka på Ladda upp, ett fönster öppnas där du kan söka fram dokumentet och sedan klicka på Välj för att ladda upp det. 

Delning via OneDrive 

Man kan också dela dokument och mappar direkt från sin One Drive till endera en hel grupp eller till enskilda användare. 

1. Markera kryssrutan bredvid mappen eller dokumentet och klicka på Dela i menyraden. 

2. Skriv in namnet på de personer eller den grupp du vill dela dokumentet med. 

3. Klicka på knappen [Dela] 

Mottagaren får automatiskt ett meddelande till sin e-post som berättar att materialet har delats ut till dem med en länk de kan klicka på för att öppna mappen eller dokumentet. Mappen/dokumentet hittar de sedan under "Delas med mig" i OneDrives vänsterspalt eller på motsvarande ställe i gruppens filhanterare. "Delas med mig" är endast en översikt så om man får mycket material delat till sig kan det vara bra att samla mail med dokumentlänkar i mappar i Outlooks vänsterspalt för att enkelt kunna hitta dem. T.ex. klassmappar, ämnesmappar eller till och med mappar för specifika arbetsområden. Mer info om hur man skapar mappar finns i inlägget "E-post i Office 365".

Delning från ett specifikt dokument 

Förmodligen är detta det sätt som elever kommer att dela dokument på först och främst. När de startat ett nytt arbete i Office 365 och skapat ett nytt dokument i Word Online kan de dels dela dokumentet med andra elever som de samarbetar med och sin lärare.

När man öppnat dokumentet kan man kicka på knappen "Dela" högst upp till höger i webbläsarfönstret och sedan skriva in vilka man vill dela dokumentet med precis som när man delar från OneDrive och mottagaren får ett mail med en länk till dokumentet. 

Eleverna kan sedan gå in och skriva i samma dokument och läraren kan gå in och följa arbetet. Medan eleverna har dokumentet öppet och redigerar i det så kan man se vem som skriver vad genom att elevernas namn syns som små tabbar i olika färger i texten. Men för att kunna se vem som har skrivit vad i efterhand så behöver man ha tillgång till en lokal installation av Word och använda funktionen "Spåra ändringar" som tyvärr inte finns i Online-versionen av Word. För att komma runt problemet kan man t.ex. be eleverna att skriva sina avsnitt i texten med olika färger för att kunna se vem som skrivit vad och kunna bedöma dem separat. 

Kommentarer 

Tidigare har man när man öppnar upp ett dokument i "Läsvyn" d.v.s. att man öppnar dokumentet utan att klicka på "Redigera dokument" kunnat skriva kommerntarer till texten genom att klicka på "Kommentarer" i övre högra hörnet på skärmen, markera ett stycke i texten och sedan klicka på "Ny kommentar". Den här funktionen verkar ha försvunnit och nu måste man klicka på "Redigera i webbläsaren", klicka på Infoga i menyraden när dokumentet öppnas och sedan välja "Kommentar" för att sedan markera den del av texten man vill kommentera, klicka på plus-tecknet i kommentarsmenyn och skriva sin kommentar. 

Spara elevarbeten 

För att spara elevarbeten till sin egen OneDrive behöver man ladda ner dokumentet till sin dator och sedan ladda upp det igen till sin OneDrive och placera det i någon mapp där precis som man gör för att spara kopior av dokument från grupper. Nedladdningsfunktionen hittar du i "Läsvyn" genom att klicka på de tre prickarna i övre högra hörnet av webbläsarfönstret och öppna en rullgardinsmeny där du kan välja att ladda ner filen. Gå sedan till din egen OneDrive, klicka på "Ladda upp", leta upp dokumentet i det fönster som öppnas och klicka på "Välj" för att ladda upp det.

Grupper i Office 365

small-groups-icon
Grupperna man skapar i Office 365 är en central del i systemet och gör att man enkelt kan kommunicera och samarbeta med andra personer i organisationen. Allt eftersom vi använder Office 365 i det dagliga arbtetet och systemet blir mer och mer implementerat i verksamheten så kommer fler och fler grupper att skapas. 


Hitta grupper
För att hitta vilka grupper som finns och ev. ansluta dig till nya grupper klickar du på Hitta i Outlooks vänsterspalt. Då får du upp en lista över alla grupper som finns i systemet och du kan ansluta genom att klicka på knappen anslut. Man kan också söka efter gruppnamn genom att använda sökfuntionen i övre högra hörnet av listan.

Skapa grupper
Genom att klicka på plustecknet berdvid "Grupper" i vänsterspalten kan man skapa nya grupper och koppla till andra personer som man vill dela information och material med. Man kan välja olika typer av grupper, Standardgrupper och PLC-grupper.
PLC står för "Professional Learning Community" och är anpassade grupper för samarbete mellan lärare men man kan även använda standardgrupper för detta.

När man skapar en grupp anger man vad gruppen ska heta och ger en kort beskrivning av vilket syfte gruppen har eller liknande. Det är förvalt att gruppen ska vara offentlig så att innehållet är synligt för alla och att man kan ansluta sig till gruppen men man kan också välja att göra grupper privata så att dess innehåll bara ses av de man bjuder in till gruppen.

Längst ner när man skapar grupper finns en kryssruta där man kan välja om personer man lägger till i gruppen automatiskt ska bli prenumeranter av gruppen. Kryssar man i där så får medlemmarna meddelanden i gruppkonversationerna skickade till sin e-post vilket kan vara praktiskt eftersom man troligen kollar sin mail oftare än man klickar sig in på respektive grupp.
Vill sedan någon inte prenumerera på gruppen längre så kan de välja att avbryta prenumerationen genom att klicka på gruppen och sedan klicka på "Ansluten" i övre högra hörnet på skärmen och välja att sluta prenumerera på e-post eller att gå ur gruppen.

När man angett den information som behövs klickar man på diskett-ikonen Skapa. Då öppnas automatiskt ett fönster så att att man kan lägga till medlemmar i gruppen. Har man haft kontakt med personerna tidigare i Office 365 så får man upp dem direkt och kan klicka på dem, annars klickar man på Sök i katalog som visas i fönstret för att ska fram personen.
Man lägger till personerna genom att klicka på dersa namn och när man lagt till alla personer man vill ha med i gruppen klickar man på Spara.

När man har skapat en grupp så får den en gemensam gruppchatt där man kan publicera meddelanden som alla i gruppen kan se, en gemensam kalender där man kan lägga in gemensamma aktiviteter, en gemensam lagringsyta där man kan spara gemensamma dokument.  

Administrera grupper
Vill man sedan lägga till ytterligare personer i gruppen så kan man göra detta genom att klicka på gruppen i vänsterspalten, klicka på de tre prickarna i övre högra hörnet, klicka på Visa information i den meny som öppnas och sedan välja Lägg till medlemmar. Annan administration kan man göra genom att klicka på de tre prickarna och välja Redigera grupp

E-post i Office 365 – Uppdaterad

Outlook.com_icon.svg
Mailystemet som finns i Office 365 heter "Outlook" och är relativt intiutivt att använda. Mycket beroende på att Outlook har varit en marknasledande e-posthanterare sedan 90talet och att mängder av andra e-postprogram har följt deras exempel.
E-post är Outlook:s primära funktion men den innehåller också kalender, kontakter och anteckningar.  

 

Man når E-posten i Office 365 genom att trycka på ikonen "E-post" på Office 365:s startsida. Man kan också välja att använda sin mailbox som startsida så att man kommer direkt dit när man loggar in sig i Office 365 genom att klicka på Kugghjulet i övre högra hörnet i webbläsaren när man loggat in i Office 365 och sedan klicka på Startsida och välja Mail i den rullgardinsmeny som öppnas och sedan klicka Spara.

Installningar 365


Mailboxen 

När man öppnar Outlook-mailboxen så ser man 3st fält/spalter på skärmen.
Längst till vänster Mappar och grupper, i mitten den aktuella mapp du är inne i, ofta själva "inboxen" med alla mail man har fått sorterade efter datum och till höger ett läsfält där de mail man klickar på i inboxen öppnas så att man kan läsa dem.

Vänsterspalten

Sökfunktionen

Överst i Outlook:s vänsterspat finns en sökfunktion fär du kan söka efter mail och kontakter.

Mappar

Här kan du klicka dig fram mellan olika mappar. Inbox, Skickat, Utkast (påbörjade mail) mm.
Vilka mappar som syns här kan anpassas genom att man klickar på "Mer…" i vänsterspalten och sedan stjärnmarkerar sina favoriter bland mapparna som man vill ska finnas lätt tillgängliga. Man kan också klicka bort mappar så att de döljs genom att klicka på den ifyllda stjärna som visas när man håller markören över mappen så att stjärnan blir "tom".

Skapa nya mappar

Bredvid ordet "Mappar" i vänsterspalten finns ett plusteckn som man kan klicka på för att skapa nya mappar, t.ex. för att samla och mail i olika kategorier för att enkelt kunna gå tillbaka till dem och följa tidigare konversationer. 

Grupper

Grupperna man skapar i Office 365 är en central del i systemet och gör att man enkelt kan kommunicera och samarbeta med andra personer i organisationen. Allt eftersom vi använder Office 365 i det dagliga arbtetet och systemet blir mer och mer implementerat i verksamheten så kommer fler och fler grupper att skapas.
I Outlooks vänsterspalt kan man enkelt hitta, skapa och hålla koll på de grupper man ingår i.

Mer om hur grupper i Office 365 fungerar finns att läsa här: Grupper i Office 365

Mittenspalten

Nytt

Överst i den mittersta splaten finns + Nytt som man kan använda för att skapa nya mail, kalenderhändelser och grupper.

Inboxen

Här samlas alla mail som skickas till dig. Du kan välja att sortera mailen på olika sätt genom att klicka på "nedåtpilen" till höger i mittenspalten, t.ex. kan du välja att bara visa olästa mail, sorterade mailen efter datum, ämne prioritet osv. 
Du kan också välja att visa mailen som separata meddelanden eller att se dem som sammanhängande konversationer där mail som svarats på fram och tillbaka mellan personer grupperas tillsammans.

När man håller markören över något av mailen i mailboxen får man 4st olika alternativ visade på mailet.
En soptunna för att slänga mailet direkt, en kuvert-ikon för att markera mailet som läst utan att öppna det eller som oläst om du redan öppnat det, en flagga för att enklare kunna hitta mailet senare och ett häftstift för att behålla mailet överst i mailboxen även när det kommer in nyare mail.

Högerspalten – Läsfältet

När man klickar på ett mail markeras det och det öppnas i det hägra läsfältet i webbläsaren.
Samtidigt får du en rad olika alternativ och möjligheter i menyraden överst på sidan där du kan slänga, arkivera eller markera mail på olika sätt. 

Här kan man också programmera olika regler genom att klicka på de tre prickarna i menyraden och välja Skapa regel för att få Outlook att automatiskt hantera och kategorisera inkommande mail som uppfyller vissa kriterier på ett visst sätt. 

Inställningar 

Språk och Tidszon

För att rätt tid ska visas i  mail och kalender kan man behöva ställa in det manuellt.
Öppna Outlook (E-posten) och klicka på det lilla kugghjulet i övre högra hörnet på skärmen.
Skriv in "Tid" i sökrutan och klicka på "Språk och tidszon" som kommer upp i listan.
Skriv in rätt tid osv. och klicka på Spara.

sprak-tidszoon-office-365

Svarsinställningar

Svarsknappen i e-posten är förinställd på "Svara alla" vilket betyder att om man klickar på den för att svara på ett mail så kommer svaret att skickas till alla som det ursprungliga mailet skickats till.
Detta kan vara lite opraktiskt och medföra att massor av mail skickas till medarbetare som inte behöver dem.
Öppna Outlook (E-posten) och klicka på det lilla kugghjulet i övre högra hörnet på skärmen.
Skriv in "Svar" i sökrutan och klicka på Svarsalternativ som kommer upp i listan.
Ändra standardsvar från "Svara alla" till "Svara" och klicka på Spara. 

Skapa Autosvar

Genom att klicka på kugghjulet högst upp i högra hörnet på sidan när du är inne i din mailbox (Outlook) så kan du göra olika instllningar t.ex. anpassa Outlooks sidlayout mm. Men mest användbart är att du kan skapa och aktivera automatiska svarsmeddelanden som skickas ut när du av någon anledning inte är tillgänglig på jobbet p.g.a. semester eller liknande.

Klicka på Kugghjulet och välj Autosvarsmeddelande. Ett fönster öppnas och du kan ange om ett meddelande ska skickas ut, under vilken tidsperiod och ange vilket svar som ska skickas till avsändare inom organisationen och om man vill ett annat som skicka till externa avsändare. 

autosvar