Tag Archives: kalender

Synka mail till dator/mobil via Exchange

ios9-mail-app-icon-left-wrap

För att snabbt och enkelt få notiser om de mail som kommer in i Outlook kan man koppla sitt mailkonto till mail-appen i sin Mac eller mobiltelefon. Då får du automatiskt dina mail direkt till datorn/mobilen och kan på samma gång få anteckningar och inte minst kalendern synkroniserade med kalendern i datorn. Då kan du lägga in aktiviteter eller anteckningar på ett ställe och sedan automatiskt få dem både i Office 365 på webben och alla dina enheter.


Mac

  1. Klicka på Inställningar
  2. Klicka på Internetkonton
  3. Välj Exchange i listan över mailleverantörer 
  4. Skriv in mailadress, lösenord, namnge kontot och klicka på Logga in 
  5. Välj vilket innehåll du vill ha kopplat till datorn och klicka på Klar

skarmavbild-2016-11-18-kl-10-23-32skarmavbild-2016-11-18-kl-10-24-35skarmavbild-2016-11-18-kl-10-24-59iPhone/ iPad

  1. Klicka på Inställningar
  2. Scrolla ner och klicka på E-post
  3. Klicka på Konton 
  4. Klicka på "Lägg till konto"
  5. Välj Exchange i listan över mailleverantörer
  6. Skriv in mailadress och lösenord, namnge kontot och klicka på Nästa
  7. Välj vilket innehåll du vill ha kopplade till mobilen, kalender anteckningar osv. och klicka på Klar

Naturligtvis kan man göra detta även till Android telefoner också men det kan skilja sig lite mellan modeller och operativsystem hur man gör så där får jag hänvisa till Microsofts hjälpsidor.

 

Apptips: Outlook

outlookappOm du har en iPhone eller Android smart phone han du enkelt koppla din mail till den via Microsofts Outlook-app.Du laddar enkelt ner appen från din "Appstore" och loggar sedan in med ditt Office 365-konto. Då synkas både mailbox och alla mappar mellan Office 365 och appen och du kan enkelt hålla koll på allt som kommer in. Förutom att du får dina mail direkt till din mobiltelefon synkas även din kalender i Office 365 till Outlook-appen.
Är du medlem och "prenumererar" via e-post på någon grupp i Office 365 får du också ett "pling" i telefonen när nya inlägg skrivs i gruppkonversationen. 

Länkar:
https://itunes.apple.com/se/app/microsoft-outlook-e-post-och/id951937596?mt=8

https://play.google.com/store/apps/details?id=com.microsoft.office.outlook&hl=sv

E-post i Office 365 – Uppdaterad

Outlook.com_icon.svg
Mailystemet som finns i Office 365 heter "Outlook" och är relativt intiutivt att använda. Mycket beroende på att Outlook har varit en marknasledande e-posthanterare sedan 90talet och att mängder av andra e-postprogram har följt deras exempel.
E-post är Outlook:s primära funktion men den innehåller också kalender, kontakter och anteckningar.  

 

Man når E-posten i Office 365 genom att trycka på ikonen "E-post" på Office 365:s startsida. Man kan också välja att använda sin mailbox som startsida så att man kommer direkt dit när man loggar in sig i Office 365 genom att klicka på Kugghjulet i övre högra hörnet i webbläsaren när man loggat in i Office 365 och sedan klicka på Startsida och välja Mail i den rullgardinsmeny som öppnas och sedan klicka Spara.

Installningar 365


Mailboxen 

När man öppnar Outlook-mailboxen så ser man 3st fält/spalter på skärmen.
Längst till vänster Mappar och grupper, i mitten den aktuella mapp du är inne i, ofta själva "inboxen" med alla mail man har fått sorterade efter datum och till höger ett läsfält där de mail man klickar på i inboxen öppnas så att man kan läsa dem.

Vänsterspalten

Sökfunktionen

Överst i Outlook:s vänsterspat finns en sökfunktion fär du kan söka efter mail och kontakter.

Mappar

Här kan du klicka dig fram mellan olika mappar. Inbox, Skickat, Utkast (påbörjade mail) mm.
Vilka mappar som syns här kan anpassas genom att man klickar på "Mer…" i vänsterspalten och sedan stjärnmarkerar sina favoriter bland mapparna som man vill ska finnas lätt tillgängliga. Man kan också klicka bort mappar så att de döljs genom att klicka på den ifyllda stjärna som visas när man håller markören över mappen så att stjärnan blir "tom".

Skapa nya mappar

Bredvid ordet "Mappar" i vänsterspalten finns ett plusteckn som man kan klicka på för att skapa nya mappar, t.ex. för att samla och mail i olika kategorier för att enkelt kunna gå tillbaka till dem och följa tidigare konversationer. 

Grupper

Grupperna man skapar i Office 365 är en central del i systemet och gör att man enkelt kan kommunicera och samarbeta med andra personer i organisationen. Allt eftersom vi använder Office 365 i det dagliga arbtetet och systemet blir mer och mer implementerat i verksamheten så kommer fler och fler grupper att skapas.
I Outlooks vänsterspalt kan man enkelt hitta, skapa och hålla koll på de grupper man ingår i.

Mer om hur grupper i Office 365 fungerar finns att läsa här: Grupper i Office 365

Mittenspalten

Nytt

Överst i den mittersta splaten finns + Nytt som man kan använda för att skapa nya mail, kalenderhändelser och grupper.

Inboxen

Här samlas alla mail som skickas till dig. Du kan välja att sortera mailen på olika sätt genom att klicka på "nedåtpilen" till höger i mittenspalten, t.ex. kan du välja att bara visa olästa mail, sorterade mailen efter datum, ämne prioritet osv. 
Du kan också välja att visa mailen som separata meddelanden eller att se dem som sammanhängande konversationer där mail som svarats på fram och tillbaka mellan personer grupperas tillsammans.

När man håller markören över något av mailen i mailboxen får man 4st olika alternativ visade på mailet.
En soptunna för att slänga mailet direkt, en kuvert-ikon för att markera mailet som läst utan att öppna det eller som oläst om du redan öppnat det, en flagga för att enklare kunna hitta mailet senare och ett häftstift för att behålla mailet överst i mailboxen även när det kommer in nyare mail.

Högerspalten – Läsfältet

När man klickar på ett mail markeras det och det öppnas i det hägra läsfältet i webbläsaren.
Samtidigt får du en rad olika alternativ och möjligheter i menyraden överst på sidan där du kan slänga, arkivera eller markera mail på olika sätt. 

Här kan man också programmera olika regler genom att klicka på de tre prickarna i menyraden och välja Skapa regel för att få Outlook att automatiskt hantera och kategorisera inkommande mail som uppfyller vissa kriterier på ett visst sätt. 

Inställningar 

Språk och Tidszon

För att rätt tid ska visas i  mail och kalender kan man behöva ställa in det manuellt.
Öppna Outlook (E-posten) och klicka på det lilla kugghjulet i övre högra hörnet på skärmen.
Skriv in "Tid" i sökrutan och klicka på "Språk och tidszon" som kommer upp i listan.
Skriv in rätt tid osv. och klicka på Spara.

sprak-tidszoon-office-365

Svarsinställningar

Svarsknappen i e-posten är förinställd på "Svara alla" vilket betyder att om man klickar på den för att svara på ett mail så kommer svaret att skickas till alla som det ursprungliga mailet skickats till.
Detta kan vara lite opraktiskt och medföra att massor av mail skickas till medarbetare som inte behöver dem.
Öppna Outlook (E-posten) och klicka på det lilla kugghjulet i övre högra hörnet på skärmen.
Skriv in "Svar" i sökrutan och klicka på Svarsalternativ som kommer upp i listan.
Ändra standardsvar från "Svara alla" till "Svara" och klicka på Spara. 

Skapa Autosvar

Genom att klicka på kugghjulet högst upp i högra hörnet på sidan när du är inne i din mailbox (Outlook) så kan du göra olika instllningar t.ex. anpassa Outlooks sidlayout mm. Men mest användbart är att du kan skapa och aktivera automatiska svarsmeddelanden som skickas ut när du av någon anledning inte är tillgänglig på jobbet p.g.a. semester eller liknande.

Klicka på Kugghjulet och välj Autosvarsmeddelande. Ett fönster öppnas och du kan ange om ett meddelande ska skickas ut, under vilken tidsperiod och ange vilket svar som ska skickas till avsändare inom organisationen och om man vill ett annat som skicka till externa avsändare. 

autosvar