Tag Archives: Mail

Synka mail till dator/mobil via Exchange

ios9-mail-app-icon-left-wrap

För att snabbt och enkelt få notiser om de mail som kommer in i Outlook kan man koppla sitt mailkonto till mail-appen i sin Mac eller mobiltelefon. Då får du automatiskt dina mail direkt till datorn/mobilen och kan på samma gång få anteckningar och inte minst kalendern synkroniserade med kalendern i datorn. Då kan du lägga in aktiviteter eller anteckningar på ett ställe och sedan automatiskt få dem både i Office 365 på webben och alla dina enheter.


Mac

  1. Klicka på Inställningar
  2. Klicka på Internetkonton
  3. Välj Exchange i listan över mailleverantörer 
  4. Skriv in mailadress, lösenord, namnge kontot och klicka på Logga in 
  5. Välj vilket innehåll du vill ha kopplat till datorn och klicka på Klar

skarmavbild-2016-11-18-kl-10-23-32skarmavbild-2016-11-18-kl-10-24-35skarmavbild-2016-11-18-kl-10-24-59iPhone/ iPad

  1. Klicka på Inställningar
  2. Scrolla ner och klicka på E-post
  3. Klicka på Konton 
  4. Klicka på "Lägg till konto"
  5. Välj Exchange i listan över mailleverantörer
  6. Skriv in mailadress och lösenord, namnge kontot och klicka på Nästa
  7. Välj vilket innehåll du vill ha kopplade till mobilen, kalender anteckningar osv. och klicka på Klar

Naturligtvis kan man göra detta även till Android telefoner också men det kan skilja sig lite mellan modeller och operativsystem hur man gör så där får jag hänvisa till Microsofts hjälpsidor.

 

Styra mail till specifika mappar

folder-icon-512x512Man kan skapa "regler" så att mail som uppfyller vissa kriterier automatiskt hamnar i en specifik mapp. Har man en maillista som innehåller t.ex. alla elever i en viss klass kan man få mailen från dem att automatiskt hamna i en viss mapp. Man kan också utgå ifrån andra kriterier som att ämnesfältet eller texten i mailet innehåller vissa ord så att t.ex. alla mail som innehåller ordet "Fotosyntes" hamnar i mappen "Arbetsområde Fotosyntes". 


Möjligheten att sätta regler för mail hittar man enklast genom att klicka på Kugghjulet längst upp till höger på skärmen och skriva in "Regler" i sökfältet i det fönster som visas till höger på skärmen. Klicka på "Regler för inkorgen", klicka på "+" för att skapa en ny regel, ange sedan vilka kriterier som ska gälla och vilken mapp mailen ska hamna i. 

OBS! Genom att man styr mail direkt till mappar så får man inte notiser om att man fått nya mail eftersom de inte hamnar i inboxen. Risken finns därmed att man missar mail som kommer in om man inte kollar sina mappar aktivt och regelbundet. Det samma gäller om man har sin Outlook-mail kopplad till en mobiltelefon eller dator. Mapparna synkas och man får alla mail men man får inga notiser om nya mail som hamnat i specifika mappar utan det behöver man kolla själv.

Apptips: Outlook

outlookappOm du har en iPhone eller Android smart phone han du enkelt koppla din mail till den via Microsofts Outlook-app.Du laddar enkelt ner appen från din "Appstore" och loggar sedan in med ditt Office 365-konto. Då synkas både mailbox och alla mappar mellan Office 365 och appen och du kan enkelt hålla koll på allt som kommer in. Förutom att du får dina mail direkt till din mobiltelefon synkas även din kalender i Office 365 till Outlook-appen.
Är du medlem och "prenumererar" via e-post på någon grupp i Office 365 får du också ett "pling" i telefonen när nya inlägg skrivs i gruppkonversationen. 

Länkar:
https://itunes.apple.com/se/app/microsoft-outlook-e-post-och/id951937596?mt=8

https://play.google.com/store/apps/details?id=com.microsoft.office.outlook&hl=sv

Maillistor i Outlook

on_color_largeFör att kunna skicka ut information till flera mailadresser samtidigt utanför skolans organisation, t.ex. till vårdnadshavare kan man använda funktionen "Kontaktlista".

För att skapa en ny kontaktlista med e-postadresser öppnar du din e-post och klickar på "Kontakter" längst ner i vänsterspalten. Ikonen ser ut som två gubbar bredvid varandra. Om man inte har några ikoner längst ner i vänsterspalten kan man också gå via startsidan och klicka på "Personer".


Klicka på nedåtpilen bredvid "Ny" i menyraden och välj "Kontaktlista".
I fönstret som öppnas till höger på sidan anger du ett namn för listan som och skriva in de e-postadresser som du vill ska ingå i den och klickar sedan på spara.

När du sedan vill använda listan klickar du på kontakter, klickar på "Dina kontakter" och klickar sedan på listan som du vill anväda och väljer "Send message" i det fönster som öppnas till höger. 

Om man vill kan man också lägga till vårdnadshavarnas mailadresser som kontakter för att ha den lätt tillgängliga i systemet var för sig som separata adresser för att enkelt kunna skicka mail till var och en av dem. Detta gör man på i stort sett samma sätt som man skapar Kontaktlistor. Klicka på "Kontakter" längst ner i vänsterspalten för att öppna upp dina kontakter. Klicka på "Ny" i menyraden. Ett fönster öppnas till höger på sidan och du kan lägga in den information du önskar ska finnas i kontakten och klickar sedan på Spara

Har man redan kontakter i sparade kan man också importera kontakter från ett fåtal olika mail-tjänster genom att klicka på "Hantera" i menyraden och välja "Importera kontakter".

Grupper i Office 365

small-groups-icon
Grupperna man skapar i Office 365 är en central del i systemet och gör att man enkelt kan kommunicera och samarbeta med andra personer i organisationen. Allt eftersom vi använder Office 365 i det dagliga arbtetet och systemet blir mer och mer implementerat i verksamheten så kommer fler och fler grupper att skapas. 


Hitta grupper
För att hitta vilka grupper som finns och ev. ansluta dig till nya grupper klickar du på Hitta i Outlooks vänsterspalt. Då får du upp en lista över alla grupper som finns i systemet och du kan ansluta genom att klicka på knappen anslut. Man kan också söka efter gruppnamn genom att använda sökfuntionen i övre högra hörnet av listan.

Skapa grupper
Genom att klicka på plustecknet berdvid "Grupper" i vänsterspalten kan man skapa nya grupper och koppla till andra personer som man vill dela information och material med. Man kan välja olika typer av grupper, Standardgrupper och PLC-grupper.
PLC står för "Professional Learning Community" och är anpassade grupper för samarbete mellan lärare men man kan även använda standardgrupper för detta.

När man skapar en grupp anger man vad gruppen ska heta och ger en kort beskrivning av vilket syfte gruppen har eller liknande. Det är förvalt att gruppen ska vara offentlig så att innehållet är synligt för alla och att man kan ansluta sig till gruppen men man kan också välja att göra grupper privata så att dess innehåll bara ses av de man bjuder in till gruppen.

Längst ner när man skapar grupper finns en kryssruta där man kan välja om personer man lägger till i gruppen automatiskt ska bli prenumeranter av gruppen. Kryssar man i där så får medlemmarna meddelanden i gruppkonversationerna skickade till sin e-post vilket kan vara praktiskt eftersom man troligen kollar sin mail oftare än man klickar sig in på respektive grupp.
Vill sedan någon inte prenumerera på gruppen längre så kan de välja att avbryta prenumerationen genom att klicka på gruppen och sedan klicka på "Ansluten" i övre högra hörnet på skärmen och välja att sluta prenumerera på e-post eller att gå ur gruppen.

När man angett den information som behövs klickar man på diskett-ikonen Skapa. Då öppnas automatiskt ett fönster så att att man kan lägga till medlemmar i gruppen. Har man haft kontakt med personerna tidigare i Office 365 så får man upp dem direkt och kan klicka på dem, annars klickar man på Sök i katalog som visas i fönstret för att ska fram personen.
Man lägger till personerna genom att klicka på dersa namn och när man lagt till alla personer man vill ha med i gruppen klickar man på Spara.

När man har skapat en grupp så får den en gemensam gruppchatt där man kan publicera meddelanden som alla i gruppen kan se, en gemensam kalender där man kan lägga in gemensamma aktiviteter, en gemensam lagringsyta där man kan spara gemensamma dokument.  

Administrera grupper
Vill man sedan lägga till ytterligare personer i gruppen så kan man göra detta genom att klicka på gruppen i vänsterspalten, klicka på de tre prickarna i övre högra hörnet, klicka på Visa information i den meny som öppnas och sedan välja Lägg till medlemmar. Annan administration kan man göra genom att klicka på de tre prickarna och välja Redigera grupp

E-post i Office 365 – Uppdaterad

Outlook.com_icon.svg
Mailystemet som finns i Office 365 heter "Outlook" och är relativt intiutivt att använda. Mycket beroende på att Outlook har varit en marknasledande e-posthanterare sedan 90talet och att mängder av andra e-postprogram har följt deras exempel.
E-post är Outlook:s primära funktion men den innehåller också kalender, kontakter och anteckningar.  

 

Man når E-posten i Office 365 genom att trycka på ikonen "E-post" på Office 365:s startsida. Man kan också välja att använda sin mailbox som startsida så att man kommer direkt dit när man loggar in sig i Office 365 genom att klicka på Kugghjulet i övre högra hörnet i webbläsaren när man loggat in i Office 365 och sedan klicka på Startsida och välja Mail i den rullgardinsmeny som öppnas och sedan klicka Spara.

Installningar 365


Mailboxen 

När man öppnar Outlook-mailboxen så ser man 3st fält/spalter på skärmen.
Längst till vänster Mappar och grupper, i mitten den aktuella mapp du är inne i, ofta själva "inboxen" med alla mail man har fått sorterade efter datum och till höger ett läsfält där de mail man klickar på i inboxen öppnas så att man kan läsa dem.

Vänsterspalten

Sökfunktionen

Överst i Outlook:s vänsterspat finns en sökfunktion fär du kan söka efter mail och kontakter.

Mappar

Här kan du klicka dig fram mellan olika mappar. Inbox, Skickat, Utkast (påbörjade mail) mm.
Vilka mappar som syns här kan anpassas genom att man klickar på "Mer…" i vänsterspalten och sedan stjärnmarkerar sina favoriter bland mapparna som man vill ska finnas lätt tillgängliga. Man kan också klicka bort mappar så att de döljs genom att klicka på den ifyllda stjärna som visas när man håller markören över mappen så att stjärnan blir "tom".

Skapa nya mappar

Bredvid ordet "Mappar" i vänsterspalten finns ett plusteckn som man kan klicka på för att skapa nya mappar, t.ex. för att samla och mail i olika kategorier för att enkelt kunna gå tillbaka till dem och följa tidigare konversationer. 

Grupper

Grupperna man skapar i Office 365 är en central del i systemet och gör att man enkelt kan kommunicera och samarbeta med andra personer i organisationen. Allt eftersom vi använder Office 365 i det dagliga arbtetet och systemet blir mer och mer implementerat i verksamheten så kommer fler och fler grupper att skapas.
I Outlooks vänsterspalt kan man enkelt hitta, skapa och hålla koll på de grupper man ingår i.

Mer om hur grupper i Office 365 fungerar finns att läsa här: Grupper i Office 365

Mittenspalten

Nytt

Överst i den mittersta splaten finns + Nytt som man kan använda för att skapa nya mail, kalenderhändelser och grupper.

Inboxen

Här samlas alla mail som skickas till dig. Du kan välja att sortera mailen på olika sätt genom att klicka på "nedåtpilen" till höger i mittenspalten, t.ex. kan du välja att bara visa olästa mail, sorterade mailen efter datum, ämne prioritet osv. 
Du kan också välja att visa mailen som separata meddelanden eller att se dem som sammanhängande konversationer där mail som svarats på fram och tillbaka mellan personer grupperas tillsammans.

När man håller markören över något av mailen i mailboxen får man 4st olika alternativ visade på mailet.
En soptunna för att slänga mailet direkt, en kuvert-ikon för att markera mailet som läst utan att öppna det eller som oläst om du redan öppnat det, en flagga för att enklare kunna hitta mailet senare och ett häftstift för att behålla mailet överst i mailboxen även när det kommer in nyare mail.

Högerspalten – Läsfältet

När man klickar på ett mail markeras det och det öppnas i det hägra läsfältet i webbläsaren.
Samtidigt får du en rad olika alternativ och möjligheter i menyraden överst på sidan där du kan slänga, arkivera eller markera mail på olika sätt. 

Här kan man också programmera olika regler genom att klicka på de tre prickarna i menyraden och välja Skapa regel för att få Outlook att automatiskt hantera och kategorisera inkommande mail som uppfyller vissa kriterier på ett visst sätt. 

Inställningar 

Språk och Tidszon

För att rätt tid ska visas i  mail och kalender kan man behöva ställa in det manuellt.
Öppna Outlook (E-posten) och klicka på det lilla kugghjulet i övre högra hörnet på skärmen.
Skriv in "Tid" i sökrutan och klicka på "Språk och tidszon" som kommer upp i listan.
Skriv in rätt tid osv. och klicka på Spara.

sprak-tidszoon-office-365

Svarsinställningar

Svarsknappen i e-posten är förinställd på "Svara alla" vilket betyder att om man klickar på den för att svara på ett mail så kommer svaret att skickas till alla som det ursprungliga mailet skickats till.
Detta kan vara lite opraktiskt och medföra att massor av mail skickas till medarbetare som inte behöver dem.
Öppna Outlook (E-posten) och klicka på det lilla kugghjulet i övre högra hörnet på skärmen.
Skriv in "Svar" i sökrutan och klicka på Svarsalternativ som kommer upp i listan.
Ändra standardsvar från "Svara alla" till "Svara" och klicka på Spara. 

Skapa Autosvar

Genom att klicka på kugghjulet högst upp i högra hörnet på sidan när du är inne i din mailbox (Outlook) så kan du göra olika instllningar t.ex. anpassa Outlooks sidlayout mm. Men mest användbart är att du kan skapa och aktivera automatiska svarsmeddelanden som skickas ut när du av någon anledning inte är tillgänglig på jobbet p.g.a. semester eller liknande.

Klicka på Kugghjulet och välj Autosvarsmeddelande. Ett fönster öppnas och du kan ange om ett meddelande ska skickas ut, under vilken tidsperiod och ange vilket svar som ska skickas till avsändare inom organisationen och om man vill ett annat som skicka till externa avsändare. 

autosvar


 

 

Spara mail från GroupWise

groupwise14Inom kort kommer hela bildnings verksamhet från Förskola till Gymnasium att byta mailsystem från GroupWise till Outlook i Office 365. Undantaget är administrativ personal som idag har en @eda.se mail-adress. De kommer att ha kvar sin GroupWise-mail men kommer också att få en @edu.eda.se-adress för att kunna använda Office 365 för kommunikation ut till undervisande personal. 
 

 

Det första som kommer att hända är att mailadresserna "pekas om" under v.41, vilket innebär att alla mail som skickas till @edu.eda.se-adresser kommer att börja hamna i Office365 istället för i GroupWise. Under några veckor kommer man dock fortfarande att kunna logga in i GroupWise för att komma åt mail som man ev. behöver spara men ca. v.44 kommer även servern att stängas ner och efter det kan kan inte längre komma åt sina gamla mail. Har man mail som man behöver ha kvar även fortsättningsvis så behöver man spara dem på något annat sätt. Det finns några olika sätt att göra detta.

Metod 1 – Spara mailen på din dator 

PC: Öppna mailet som du vill spara och klicka sedan på Arkiv – Spara som. Då kan du spara mailet som ett textdokument (.rtf-format) på dina dator. Glöm inte att också spara bifogade filer genom att skicka på dem i mailet, välja var på datorn de ska sparas och sedan klicka Spara.

Mac: Öppna mailet som du vill spara och tryck sedan [cmd ⌘] + [ p ] för att öppna upp utskriftsfönstret. 
Klicka på PDF nerei vänstra hörnet av fönstret och välj Spara som PDF i den rullgardinsmeny som öppnas.
Välj sedan var på datorn du vill spara dokumentet och klicka på Spara.

Har man OneDrive intallerat på sin dator och vill spara filerna på Office 365 kan man välja att spara filerna direkt i den synkade mappen. Mer om hur man installerar OneDrive finns här:
http://blogg.eda.se/ikt/?p=518 

Metod 2 – Vidarebefordra mail till en annan mailbox

Generellt så bör man inte spara information i sin mailbox utan välja att göra detta på någon annan lagringsyta men om det är material som man behöver ha sparad i sin mailbox så kan man vidarebefordra den till en annan mail, t.ex. en privat mailadress för att sedan skicka den vidare till sin Office 365-mail efter att den "kopplats in" 2016.10.12.