Tag Archives: OneDrive

Apptips: Office Lens

Office Lens är en enkel, smidig och gratis skannings-app från Microsoft som gör att man kan med hjälp av kameran i sin mobil eller iPad kan fotografera papper och whiteboardtavlor och få dem automatiskt perspektivkorrigerade osv. så att de ser ut som inskannade dokument och är lätta att läsa. 

Man kan sedan välja var man vill spara det skannade materialet, endera i olika aplikationer i Office 365 som OneNote, E-post eller OneDrive, som en PDF-fil eller bara direkt till enhetens bilder-app.

Perfekt för att plåta av anteckningar på tavlan, elevarbeten, schema, uppgifter mm. En app som borde finnas i varje elev och lärares smartphone eller iPad!

Länk: https://itunes.apple.com/se/app/office-lens/id975925059?mt=8

Ny funktion i Office 365 – ”Kopiera till”

Om man ska dela ett dokument via en grupp så tycker jag att det bästa är att lägga en separat kopia i gruppen så att man har kvar ett original i sin OneDrive. 
Tidigare om man velat lägga en kopia av en fil från t.ex. sin OneDrive i en grupp i Office 365 så har Microsofts rekommenderade metod varit att ladda ner filen till sin dator, gå till den aktuella gruppen och där ladda upp filen igen. Men ganska nyligen har man lagt till funktionen "Kopiera till" som gör att man kan kopiera filerna direkt från sin OneDrive till en grupps dokument.
Funktionen har fungerat lite si och så i början men nu fungerar den jättebra!

  1. Högerklicka på filen du vill kopiera i din OneDrive
  2. Klicka på "Kopiera till" i den meny som öppnas 
  3. Klicka på den grupp du vill kopiera filen till i fönstret som öppnas till höger på skärmen
  4. Finns det undermappar i gruppen kan du också klicka dig in i dem
  5. Klicka på knappen "Kopiera hit"

 

Apptips: OneDrive-appen

onedrive-for-business-for-ios


Om man vill kunna ha snabb tillgång till sina dokument och filer i Office 365 var man än är så är OneDrive-appen för iOS en bra lösning.  Förutom att den ger tillgång till alla dokument och filer man har på OneDrive så har appen även flera andra funktioner som gör den till ett bra komplement och kan underlätta och utveckla hur man arbetar med Office 365.

 

Den största fördelen med appen är att den har inbyggt stöd för mobilens/iPadens kamera så att man kan ta bilder som direkt laddas upp och sparas på din OneDrive. Dessutom har den en suverän skanningsfunktion med olika lägen så att man med kamerans hjälp snabbt och enkelt kan skanna av ett papper eller en whiteboardtavla och spara dem på OneDrive. Ett perfekt sätt för elever att spara anteckningar från en lektion eller för en lärare att spara texter som elever har skrivit digitalt även om de skriver för hand. 
Väldigt smidigt!

Den funktion som saknas är att på ett smidigt sätt kunna skapa och redigera dokument direkt på den mobil/iPad-enheten. Detta beror på att funktionen inte finns inkluderad i de konton som vi använder inom skolan i Eda. Trots detta är OneDrive-appen mycket användbar och är väl värd att ladda ner!

Pris: Gratis!

Länkar:

https://itunes.apple.com/us/app/microsoft-onedrive-file-photo/id477537958?mt=8
https://play.google.com/store/apps/details?id=com.microsoft.skydrive&hl=sv

Dela dokument i Office 365

sharepointgoldcoast

 

Att dela dokument mellan användare är en av de grundläggande funktionerna i Office 365 och man kan göra det på flera olika sätt. 
Här följer en sammanfattning av 3st olika sätt att dela dokument med andra användare.

 


Delning via grupper

Om man som lärare vill dela ut material till sin klass kan man skapa en grupp där man lägger till alla elever och sedan spara gemensamma dokument i gruppens filhanterare. Filhanteraren hittar man genom att klicka på gruppen i Outlook och sedan klicka på Filer i menyraden om  den inte öppnas automatiskt.
För att spara en kopia av dokument som man har i sin OneDrive i en grupps filer:
1. Ladda ner dokumentet till din dator 
2. Klickar dig fram till gruppens filer
3. Klicka på ladda upp, sök fram dokumentet på din dator och ladda upp 

Man kan också dela ett dokument som man har sparat i gruppens filer eller i sin One Drive direkt i ett meddelande i grupkonversationen genom att klicka på "gem-ikonen", klicka på Nästa och välja om man vill bifoga dokumentet som en kopia eller som en OneDrive-fil så att de får en direktlänk och kan redigera i det ursprungliga dokumentet.

Spara kopior till OneDrive 

Vill man skapa en kopia av dokument som ligger i gruppen till sin OneDrive behöver man ladda ner det till sin dator genom att markera kryssrutan bredvid dokumentet och klicka på Ladda ner. Gå sedan över till din OneDrive och klicka på Ladda upp, ett fönster öppnas där du kan söka fram dokumentet och sedan klicka på Välj för att ladda upp det. 

Delning via OneDrive 

Man kan också dela dokument och mappar direkt från sin One Drive till endera en hel grupp eller till enskilda användare. 

1. Markera kryssrutan bredvid mappen eller dokumentet och klicka på Dela i menyraden. 

2. Skriv in namnet på de personer eller den grupp du vill dela dokumentet med. 

3. Klicka på knappen [Dela] 

Mottagaren får automatiskt ett meddelande till sin e-post som berättar att materialet har delats ut till dem med en länk de kan klicka på för att öppna mappen eller dokumentet. Mappen/dokumentet hittar de sedan under "Delas med mig" i OneDrives vänsterspalt eller på motsvarande ställe i gruppens filhanterare. "Delas med mig" är endast en översikt så om man får mycket material delat till sig kan det vara bra att samla mail med dokumentlänkar i mappar i Outlooks vänsterspalt för att enkelt kunna hitta dem. T.ex. klassmappar, ämnesmappar eller till och med mappar för specifika arbetsområden. Mer info om hur man skapar mappar finns i inlägget "E-post i Office 365".

Delning från ett specifikt dokument 

Förmodligen är detta det sätt som elever kommer att dela dokument på först och främst. När de startat ett nytt arbete i Office 365 och skapat ett nytt dokument i Word Online kan de dels dela dokumentet med andra elever som de samarbetar med och sin lärare.

När man öppnat dokumentet kan man kicka på knappen "Dela" högst upp till höger i webbläsarfönstret och sedan skriva in vilka man vill dela dokumentet med precis som när man delar från OneDrive och mottagaren får ett mail med en länk till dokumentet. 

Eleverna kan sedan gå in och skriva i samma dokument och läraren kan gå in och följa arbetet. Medan eleverna har dokumentet öppet och redigerar i det så kan man se vem som skriver vad genom att elevernas namn syns som små tabbar i olika färger i texten. Men för att kunna se vem som har skrivit vad i efterhand så behöver man ha tillgång till en lokal installation av Word och använda funktionen "Spåra ändringar" som tyvärr inte finns i Online-versionen av Word. För att komma runt problemet kan man t.ex. be eleverna att skriva sina avsnitt i texten med olika färger för att kunna se vem som skrivit vad och kunna bedöma dem separat. 

Kommentarer 

Tidigare har man när man öppnar upp ett dokument i "Läsvyn" d.v.s. att man öppnar dokumentet utan att klicka på "Redigera dokument" kunnat skriva kommerntarer till texten genom att klicka på "Kommentarer" i övre högra hörnet på skärmen, markera ett stycke i texten och sedan klicka på "Ny kommentar". Den här funktionen verkar ha försvunnit och nu måste man klicka på "Redigera i webbläsaren", klicka på Infoga i menyraden när dokumentet öppnas och sedan välja "Kommentar" för att sedan markera den del av texten man vill kommentera, klicka på plus-tecknet i kommentarsmenyn och skriva sin kommentar. 

Spara elevarbeten 

För att spara elevarbeten till sin egen OneDrive behöver man ladda ner dokumentet till sin dator och sedan ladda upp det igen till sin OneDrive och placera det i någon mapp där precis som man gör för att spara kopior av dokument från grupper. Nedladdningsfunktionen hittar du i "Läsvyn" genom att klicka på de tre prickarna i övre högra hörnet av webbläsarfönstret och öppna en rullgardinsmeny där du kan välja att ladda ner filen. Gå sedan till din egen OneDrive, klicka på "Ladda upp", leta upp dokumentet i det fönster som öppnas och klicka på "Välj" för att ladda upp det.

Exportera – Spara om filer för Office 365

pages '09Om du tidigare har använt Apples iWork-program på din Mac så har du förmodligen en hel del Pages-, Keynote och kanske Numbers-filer på din dator. För att kunna föra över dem till OneDrive i Office 365 behöver du spara om dem till filformat som fungerar i Microsofts system. Detta kallas för att Exportera.
Här följer ett exempel på hur detta fungerar för Pages-filer men det funderar på motsvarande sätt även för de andra programmen i iWork. 


 

  1. Öppna den fil du vill exportera.
  2. Klicka på "Arkiv" i menyraden.
  3. Klicka på "Exportera" med rullgardinsmeny som öppnar sig.
  4. Välj "Word…"

     

    Exportera till word

  5. Ett fönster öppnas där du kan välja mellan olika filformat och är Word (doc-format) förvalt så klicka bara "Nästa".
    Om man exporterar filer från Numbers och Keynote väljer man motsvarande format, Excel om man exporterar kalkyldokument från Numbers eller Powerpint om man exporterar bildpresentationer från Keynote.   

     

    valj format

  6. Ett nytt fönster öppnas och du kan välja var du vill spara det nya dokumentet.
    T.ex. kan man skapa en mapp på skrivbordet där man samlar de filer som ska laddas upp till OneDrive eller så kan man spara filerna direkt i en synkad OneDrive-mapp på sin dator så hamnar de direkt på.
    Mer information finns i inlägget: "Installera OneDrive på din dator"

     

    spara

Installera OneDrive på din dator – Uppdaterad

icon256One Drive är Office 365:s hårddisk. Där lagras alla dokument och filer som du arbetar med i Office 365. Du kan enkelt nå OneDrive via Startsidan i Office 365 när du loggar in via en webbläsare men du kan också ladda ner ett program som för att du kan få OneDrive som en mapp på din dator. 

Det finns ingen begränsning för hur många datorer, mobiler eller iPads man kan koppla till sin OneDrive så man kan ladda ner programmet till alla de personliga datorer man använder regelundet.

 

Om du använder Mac kan du öppna programmet Mac App Store på din dator och söka efter "OneDrive" i sökfältet där. När du hittat det klickar du på knappen "Installera" så börjar programmet att laddas ner till din dator. Programmet är gratis.
(Har du inte ett Apple ID sedan tidigare så kan det hända att du ombeds du ombeds att skapa ett)  

Uppdatering – OneDrive för Mac
1:a oktober 2016 släppte man en ny version av OneDrive som kräver OS X 10.9, som också kallas "Yosemite" och släpptes 2014 vilket innebär att om man har ett äldre operativsystem installerat så kommer man inte att kunna installera OneDrive på datorn.  

appstore

Använder du en PC med Windows 7 eller 8 kan du ladda ner programmet via Microsofts hemsida onedrive.live.com/about/se/download.

OneDrive
När du laddat ner programmet öppnar du Programmappen på datorn och klickar på OneDrive-ikonen som ser ut som 2st blåa moln. På Mac kan du även hitta OneDrive-programmet via Launchpad som är den runda, gråa ikonen med en raket på i programdockan på skrivboder.

När du klickar på OneDrive-programmet så ombeds du att välja var på datorn som din OneDrive-mapp ska placeras i finder eller Utforskaren. 

mapp

När man valt var mappen ska finnas öppnas en konfigureringsruta när du kan logga in med ditt Office 365-konto för att filerna som sparas i OneDrive-mappen på datorn eller direkt på webben ska synkroniseras mellan varandra.
I den första rutan skriver du in ditt användarnamn i Office 365, dvs. din mailadress och i nästa ruta loggar du in med ditt lösenord. 

anvandarnamn

losenord

När du loggat in får du valet om du vill synkronisera alla filer i din OneDrive-mapp och om du vill att OneDrive startas när du loggar in på datorn. Jag rekommenderar att man synkroniserar allt i mappen och att man låter den starta upp när du loggar in på datorn så sker detta automatiskt.synk

kom igang